Acquistare o noleggiare: scegliere le soluzioni giuste per partecipare alle fiere

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Partecipare a un fiera commerciale è un’impresa impegnativa, che richiede molto tempo, risorse e pianificazione. Nella maggior parte dei casi, ci vogliono mesi e la maggior parte delle attività aziendali viene sospesa; è così che funzionano le grandi fiere. Il lato positivo è che, se gestita nel modo giusto, la tua attività potrebbe non essere più la stessa, poiché ti aprirebbe nuove porte. Tuttavia, chiunque partecipi a una fiera si trova solitamente di fronte a un grande dilemma: affittare o acquistare?

Approfondiremo questa importante questione e vedremo come funziona ciascuna delle opzioni, i loro vantaggi e svantaggi, nonché gli aspetti da tenere a mente al momento di scegliere l’una o l’altra. Se stai pensando di partecipare a una fiera nel prossimo futuro ma non hai idea di cosa fare o da dove iniziare, allora sei nel posto giusto. Continua a leggere fino alla fine per imparare un paio di cose che ti saranno utili lungo il percorso.

Elementi essenziali per le fiere

Prima di addentrarci nella discussione sull’opportunità di acquistare o noleggiare, è bene capire innanzitutto esattamente cosa si intende noleggiare o acquistare per la fiera. Ci sono alcuni articoli indispensabili di cui è necessario disporre se si vuole sperare di trascorrere una giornata di successo in fiera. Tra questi figurano i seguenti.

Stand

Questi sono gli scomparti e gli spazi che ospiteranno la tua merce e i tuoi prodotti. Un stand fieristico affitto Le dimensioni variano a seconda delle dimensioni di ciò che si intende esporre. Gli stand destinati ai mobili, ad esempio, devono essere più grandi rispetto a quelli destinati a oggetti di piccole dimensioni, come i dispositivi elettronici. La scelta dello stand è solitamente la prima decisione da prendere, poiché determina l’organizzazione di tutto il resto. Si tratta inoltre di una delle voci di spesa più onerose, quindi occuparsene per prima cosa aiuta a sbrigare questa faccenda, consentendo di dedicarsi ad altro.

Supporti visivi

Si tratta delle lavagne interattive, degli schermi, dei dispositivi audio e di molto altro ancora. In una fiera non è possibile occuparsi di tutto. Non è possibile spiegare ogni singolo dettaglio a tutte le persone che visitano il vostro stand, anche se disponete di un team numerosissimo. Avrete bisogno dell’aiuto di allestimenti fieristici a noleggio e supporti audio che illustrino la vostra identità in un formato ben curato. Espositori a noleggio per fiere sono ciò che vedranno i visitatori che si fermeranno al tuo stand e, se avranno altre domande, potranno rivolgersi a te.

Elementi visualizzati

Questi sono gli elementi più importanti, il vero motivo per cui partecipi alla fiera. Gli articoli da esporre sono tutti quei prodotti speciali che desideri mostrare al pubblico, a seconda del settore in cui operi. Devi portare con te il meglio che riesci a trovare, poiché stai cercando di lasciare un'impressione positiva sui visitatori che verranno al tuo stand. Gli articoli devono essere presentati nel miglior modo possibile, mostrando i loro lati migliori. Quindi prenditi tutto il tempo necessario per selezionarli, poiché potrebbero determinare il successo o il fallimento del tuo intero progetto.

Biglietti da visita

I biglietti da visita sono il tuo biglietto da visita; sono il modo per assicurarti che le persone ti ricontattino in seguito. Ogni visitatore che si ferma al tuo stand deve lasciare il proprio biglietto da visita e deve prendere il tuo; insisti sempre soprattutto su quest’ultimo punto. Noleggio di stand fieristici Sono luoghi molto affollati, ed è facile per le persone ricordare tutti i posti che potrebbero aver visitato, ma basta un solo sguardo a un biglietto da visita che potrebbero aver preso per collegare immediatamente i puntini nella loro mente e ricordarsi tutto ciò che ti riguarda. Quindi stampa quanti più biglietti da visita possibile quando vai a una fiera.

Rinfresco

Dovrai stare in piedi e muoverti molto, quindi è bene che tu sia ben rifornito di tutti gli snack energetici che riesci a trovare. Le fiere sono solitamente un vero e proprio alveare di attività: dall’accogliere i visitatori al presentare un prodotto centinaia di volte a persone diverse. Tutto questo può mettere a dura prova il tuo fisico, e ricaricarti ogni pochi minuti è fondamentale se speri di arrivare alla fine della giornata tutto intero. Porta con te gli snack di cui hai bisogno oppure acquistali sul posto, se possibile.

Kit di pronto soccorso

La buona notizia è che probabilmente non avrete bisogno di un kit di pronto soccorso per tutto il tempo in cui sarete presenti alla fiera, ma è bene essere preparati perché non si sa mai cosa potrebbe succedere. Avere un kit di pronto soccorso è qualcosa che tutti dovrebbero considerare un oggetto obbligatorio da portare con sé, poiché stare in piedi e camminare a lungo potrebbero avere effetti negativi sulla salute. L’ultima cosa che vorresti è svenire nel bel mezzo di una presentazione in un luogo affollato, senza assistenza medica in vista, per il bene di tutti i membri del tuo team. Assicurati di portare con te un kit di pronto soccorso.

Materiale per pavimenti

L'area dello stand deve essere dotata di una moquette di buona qualità sul pavimento, sia per facilitare gli spostamenti che per motivi estetici. È importante comprendere che ogni elemento che si sceglie di aggiungere a qualsiasi parte dello noleggi per fiere diventa parte integrante dell’allestimento; pertanto, assicuratevi che i colori e tutti gli altri elementi si armonizzino bene tra loro per valorizzare l’effetto visivo dell’intero stand. Alcune fiere prevedono una moquette standard, ma se questa non si abbina bene al vostro stand, sentitevi liberi di sceglierne una più adatta.

Mobili

Le persone hanno bisogno di sedersi, che si tratti dei tuoi collaboratori, di te stesso o dei visitatori che entrano nel tuo noleggio di stand fieristici. Lo spazio potrebbe non consentire di sistemare molte sedie e divani, ma è bene averne un paio in giro. Il sedie da stand Ti tornerà utile quando un visitatore o un investitore interessato al tuo stand vorrà fare due chiacchiere con te. Il tuo staff avrà bisogno di fare delle pause, e mettere a disposizione comode poltrone per il riposo sarebbe di grande aiuto per assicurarti il successo che cerchi.

Sfondi e supporti per striscioni

Le fiere sono il luogo ideale per una pubblicità incisiva; se c’è un evento in cui vale la pena puntare al massimo sulla visibilità del marchio, è proprio questo. Procuratevi tutti gli striscioni che mettono in evidenza la vostra azienda e le vostre attività, in modo che il pubblico possa farsi un’idea completa di ciò di cui vi occupate. Questi striscioni e fondali possono essere collocati in qualsiasi punto dello stand in cui i passanti possano osservarli bene. È così che si suscita l’interesse in una fiera.

Prodotti per la pulizia

Rimarrete sorpresi dalla rapidità con cui lo stand può sporcarsi. In una sola giornata di fiera potreste ritrovarvi ad accogliere centinaia di visitatori che affollano il vostro stand; è ovvio che lo sporco si accumuli col passare del tempo e, per garantire che lo stand continui ad apparire perfettamente pulito, dovete pulirlo costantemente ogni volta che ne avete l’occasione. Tenete dei secchielli a portata di mano e qualcuno pronto a pulire ogni pochi minuti.

Omaggi per i clienti

Infine, e soprattutto, è necessario prevedere omaggi per i clienti, non per tutti, ma solo per coloro che dimostrano un interesse sincero acquistando alcuni dei prodotti in esposizione. Questi omaggi e premi sono ciò che attirerà più persone al tuo stand e, allo stesso tempo, lasceranno un'impressione indelebile su chiunque riceva un regalo. Queste persone finiranno per far conoscere la tua azienda, e questo è un tipo di pubblicità che non si può comprare.

Acquistare o affittare

Ora che hai stilato l’elenco delle cose che ti servono per la fiera, è il momento di decidere se noleggiare ciò che ti serve o acquistarlo direttamente. Ogni opzione presenta i propri vantaggi e svantaggi, nonché una propria immagine, e, a seconda di diversi fattori, dovrai prendere una decisione in fretta.

Acquisti

L'acquisto consiste nell'acquistare tutto il necessario per la propria presentazione in fiera: dagli stand alla pavimentazione, dai supporti visivi per la presentazione a qualsiasi altra esigenza che possa presentarsi. Rispetto al noleggio, si tratta di un'opzione molto costosa, ma chi la sceglie di solito ha validi motivi. Di seguito sono riportati i vantaggi e gli svantaggi dell'acquisto.

Vantaggi

• Con un acquistare uno stand fieristico, Hai maggiore controllo su come utilizzare tutti gli articoli che acquisti. Nessuno ti impone condizioni né controlla come utilizzi il materiale necessario per la tua presentazione in fiera. Inoltre, sei esonerato dal pagamento di eventuali risarcimenti nel caso in cui dovessi restituire articoli danneggiati. Con questa opzione, puoi stare tranquillo.
• Puoi partecipare a diverse fiere con gli stessi prodotti e articoli essenziali senza doverne acquistare di nuovi o noleggiarli più e più volte. Tutto ciò che ti serve è modificare il design di ogni allestimento in base alla disposizione di ogni nuova sede fieristica. In questo modo, la soluzione risulta più conveniente in termini di costi, poiché si ha un maggiore controllo.
• È conveniente e, a lungo termine, più economico se si gestisce uno stand di grandi dimensioni. Acquistando uno stand espositivo più grande, ad esempio, si ha la libertà di inserirvi qualsiasi stand più piccolo senza dover sostenere costi aggiuntivi. Si ha inoltre il vantaggio di montarlo una sola volta e di utilizzarlo per qualsiasi scopo si desideri fino al termine della fiera.
• Puoi personalizzarlo come preferisci, dato che hai già pagato tutto. Questo ti offre la libertà di apportare qualsiasi modifica che ritieni possa migliorare ulteriormente il successo del tuo stand. Puoi scegliere qualsiasi colore ti piaccia; puoi aggiungere ampliamenti per renderlo più grande e qualsiasi altra cosa ti venga in mente. L’importante è che tutto rimanga entro i limiti dello spazio assegnato al tuo stand.
• L'acquisto di uno stand proprio e di qualsiasi altro elemento essenziale per la tua partecipazione alla fiera garantisce la durata nel tempo. Potrai riutilizzarli più e più volte per molti anni senza dover mai spendere un centesimo per noleggiare nulla. Questo conferirà alle tue esposizioni fieristiche un tocco davvero unico, e in poco tempo il pubblico assocerà il tuo marchio a un'immagine specifica.

Svantaggi

• Potresti subire ingenti perdite se ciò che acquisti non funziona o si danneggia prima dell’inizio della fiera. Una volta acquistati lo stand e qualsiasi altro accessorio indispensabile, non avrai tempo per i resi, soprattutto se l’evento si svolge in un altro Paese.
• Sarai costretto a sostenere i costi di stoccaggio, assicurazione, ristrutturazione, trasporto, nonché eventuali riparazioni e manutenzione. Tutte queste spese possono rivelarsi onerose se sei il tipo di persona che partecipa a una sola fiera all’anno. Scegli l’opzione di acquisto solo se sei certo di partecipare a diverse fiere nel corso dell’anno.
• Avrete uno stand che appare sempre uguale, anno dopo anno e ovunque andiate, e questo potrebbe non dare una buona immagine del vostro marchio, dato che queste fiere sono frequentate sempre dalle stesse persone. La gente smetterà di essere incuriosita dal vostro stand, poiché ha già visto tutto, e questo danneggerà la vostra attività.
• Non è una buona scelta se sei con un budget limitato. Se non disponi delle risorse necessarie per affrontare un'impresa così imponente, potresti trovarti in difficoltà nel mandare avanti le cose quando la fiera avrà finalmente inizio.

Affitto

L'opzione di noleggio ti permette di noleggiare tutto ciò di cui hai bisogno per la fiera per un determinato periodo di tempo. Si tratta di un'opzione più flessibile, poiché non devi preoccuparti di come preparare tutto per la fiera. Tutto quello che devi fare è pagare e presentarti: troverai tutto ciò che ti serve già pronto ad aspettarti.

Vantaggi

• Hai la libertà di modificare il branding sul tuo noleggio di allestimenti personalizzati con facilità. Infatti, è possibile allestire due stand diversi in due giorni diversi, e solo i clienti più attenti saranno in grado di notare la differenza. Questo aggiunge una nuova dimensione alla presentazione.
• Il noleggio è l’opzione migliore quando si dispone di un budget limitato. Come accennato in precedenza, gestire uno stand fieristico non è facile e, quando si è pronti a partire, si sarà già speso una buona parte del budget. È proprio a questo punto che molte aziende decidono di optare per il noleggio, come ad esempio noleggio di mobili, qualunque cosa non abbiano ancora, dato che è più economico e più veloce.
• Ti offre la flessibilità necessaria per sperimentare diversi modelli e colori. Alcune aziende specializzate nel noleggio di stand e simili offrono solitamente una vasta gamma di opzioni tra cui scegliere, e questo può aiutarti a prendere la decisione giusta dal punto di vista estetico.
• Puoi risparmiare su noleggio di attrezzature per fiere le spese di deposito e qualsiasi altra responsabilità, come le assicurazioni, la manutenzione o le spese di smaltimento. Basta presentarsi, allestire tutto, tenere lo spettacolo e, una volta terminato, andarsene: l’azienda che ha noleggiato l’attrezzatura si occuperà del resto. L’unica responsabilità a cui sarai soggetto riguarda eventuali danni che l’attrezzatura noleggiata potrebbe subire durante l’uso.
• Se scegliete di optare per il noleggio, potrete rispettare tutte le norme e i regolamenti di ogni fiera. Non esistono due fiere uguali e, quando iniziate a spostarvi con stand acquistati, potreste finire per essere esclusi dalla partecipazione se non rispettate gli standard. Il noleggio è l’unico modo per superare questo ostacolo.
• Non devi preoccuparti di logistica delle spedizioni o per l’allestimento. La maggior parte delle aziende che offrono servizi di noleggio stand, ad esempio, di solito definiscono i prezzi dei propri pacchetti in modo da includere tutto, dalla spedizione a allestimento dello stand alla sicurezza e allo smontaggio. Tutto quello che devi fare è pagare e presentarti: al luogo dell’evento troverai tutto già pronto ad aspettarti. Dovrai occuparti solo dei prodotti che desideri esporre.

Svantaggi

• Il numero di personalizzazioni che puoi apportare è limitato, poiché gli articoli che noleggi non sono di tua proprietà. Alla fine, devono essere restituiti nelle condizioni originali, in modo che un altro cliente possa utilizzarli per le proprie fiere. Questo può rappresentare un limite alla creatività.
• C'è sempre la possibilità che il tuo stand risulti simile a quello di altri espositori presenti alla stessa fiera, poiché la maggior parte delle aziende tende a rivolgersi ai fornitori più facilmente accessibili aziende che noleggiano stand. Dover allestire il proprio stand accanto ad altri che presentano design e colori simili potrebbe non consentire alla tua attività di distinguersi quanto vorresti.
• Lo stand potrebbe presentare segni di usura dovuti all’uso prolungato da parte di altri clienti prima di voi. Ciò potrebbe non risultare molto evidente a molti visitatori che vengono a bussare alla vostra porta, ma alla fine potrebbe influire sull’estetica del vostro stand e, come ben sappiamo, l’immagine è fondamentale quando si tratta di fiere.
• C'è sempre il rischio che le società di noleggio rimangano senza materiale a disposizione quando un evento registra un numero di prenotazioni superiore alla capienza. Ciò può rendere difficile lo svolgimento di qualsiasi tipo di presentazione. Affidarsi alle società di noleggio non è una buona idea se la fiera a cui stai partecipando è una situazione in cui è in gioco tutto o niente.

Come scegliere l’opzione giusta: aspetti da considerare

Con tutte le opzioni disponibili, come si fa a scegliere se optare per il noleggio anziché l’acquisto, o viceversa? Considerata l’importanza di partecipare a una fiera, ci sono alcuni fattori rilevanti a cui è necessario prestare particolare attenzione per prendere la decisione giusta, tra cui i seguenti.

Bilancio

Dopo aver pagato i biglietti aerei per te e il tuo staff, le spese di alloggio e tutte le spese impreviste, potresti ritrovarti a corto di liquidità, ed è qui che il noleggio si rivela utile. Noleggiare l’attrezzatura necessaria per una fiera è molto più economico e può essere addebitato su base oraria rispetto all’acquisto di tutto di tasca propria per un evento che durerà solo un giorno o due. Pertanto, se vuoi risparmiare, valuta il noleggio anziché l’acquisto.

Capacità

Ti conviene optare per il noleggio se la portata della tua presentazione non è particolarmente ampia. Se ti servono solo uno stand e qualche articolo essenziale, noleggiarli per un giorno è più sensato rispetto a spendere una bella somma per acquistare oggetti che non potrai utilizzare a lungo. Se invece sei una grande azienda in grado di mobilitare l’intera organizzazione per una fiera, allora dovresti invece prendere in considerazione l’acquisto dell’attrezzatura.

Archiviazione

L'unico aspetto che scoraggia molte persone dall'acquistare stand propri è rappresentato dai problemi legati allo stoccaggio e alle responsabilità assicurative. Possedere attrezzature e strumenti propri significa dover trovare spazio per riporli quando si viaggia e quando ci si reca in un'altra località per una fiera. Questo può comportare un carico di lavoro eccessivo, soprattutto se si tratta di una piccola azienda. Se lo stoccaggio dovesse rappresentare un problema, allora vale la pena prendere in considerazione il noleggio. Ma se si hanno i mezzi e il spazio di archiviazione, allora acquistare gli stand sarebbe una scelta più vantaggiosa dal punto di vista economico.

Sede

La sede della fiera influisce su molti aspetti, tra cui la scelta se noleggiare o acquistare gli stand e gli altri elementi essenziali. Se la fiera si svolge in un altro Paese, il noleggio rappresenta la soluzione più intelligente per ridurre il bagaglio da trasportare in aereo. Se invece la sede si trova a breve distanza dalla propria sede aziendale, è decisamente meglio investire nell’acquisto di stand propri.

Personalizzazione

A seconda delle vostre esigenze di personalizzazione, potrebbe essere più vantaggioso disporre di uno stand di vostra proprietà piuttosto che noleggiarne uno. Quando si gode di tutti i vantaggi derivanti dalla proprietà, è possibile apportare qualsiasi modifica desiderata che migliori la presentazione. Gli stand a noleggio presentano delle limitazioni in termini di personalizzazione, poiché devono essere riutilizzati da altre persone e qualsiasi modifica li renderebbe inutilizzabili.

Conclusione

Le fiere di settore sono un evento fondamentale per tutte le aziende. Si raccomanda a ogni azienda che desideri affermarsi nel proprio settore di partecipare ad almeno una fiera. È proprio attraverso le fiere che le persone entrano in contatto diretto con prodotti e servizi di cui ignoravano l’esistenza, e questo contribuisce alla crescita dell’azienda. Se state pensando di partecipare a una fiera di qualsiasi tipo nel prossimo futuro e desiderate avvalervi di servizi di noleggio adatti alle vostre esigenze, non esitate a chiamaci Quando sarai pronto, ti illustreremo in dettaglio tutte le nostre offerte.