Guida dettagliata all’acquisto o al noleggio di arredi per fiere

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Le fiere sono un’impresa logistica di enorme portata. Tra l'organizzazione del viaggio, la sistemazione e la spedizione dei prodotti, molti neofiti tendono a sentirsi sopraffatti da tutto ciò, al punto da finire per dimenticare uno degli elementi fondamentali dell'intero allestimento: l'arredamento.

L’arredamento è fondamentale per l’allestimento di una fiera; vedremo i pro e i contro dell’acquisto o del noleggio di arredi fieristici, oltre ai fattori da tenere in considerazione al momento di prendere una decisione. Se è la prima volta che ti prepari per una fiera, continua a leggere fino alla fine.

Noleggio di arredi per fiere

L’arredamento per le fiere è importante per una serie di motivi. Innanzitutto, è il luogo in cui il vostro personale potrà sedersi per riposarsi dopo essere rimasto in piedi a lungo. Inoltre, l’arredamento è necessario per scambiare brevi chiacchierate con i visitatori che vengono a visitare il vostro stand. Se decidete di optare per il noleggio, ecco i vantaggi e gli svantaggi di cui dovreste essere a conoscenza.

Vantaggi

• Con il noleggio, non dovrai occuparti di nulla: né dell’assicurazione, né dello stoccaggio, né della spedizione, né della manutenzione. Tutto ciò che devi fare è pagare la tariffa concordata e avrai tutto a disposizione quando ne avrai bisogno. La maggior parte delle società di noleggio ti aiuta persino ad allestire i mobili nello stand prima del tuo arrivo.
• Noleggio di arredi per fiere è molto più conveniente, poiché puoi pagare solo per il tempo in cui utilizzi i mobili; a volte è possibile pagare a ore, se non hai intenzione di trascorrere l’intera giornata alla fiera. Questa flessibilità economica è particolarmente utile se disponi di fondi limitati. Ti permette di concentrarti su altre cose importanti che potrebbero richiedere una certa disponibilità economica.
• Con noleggio di arredi per fiere, Hai la possibilità di scegliere qualsiasi tipo di arredamento desideri, che si abbini al tuo stand. Le aziende di noleggio dispongono sempre di diversi tipi di arredamento tra cui scegliere, e questo rende il noleggio un’opzione molto comoda se ti piace apportare modifiche al tuo stand fieristico.
• Il noleggio di arredi per fiere Questa opzione ti permette di accedere in anticipo allo spazio dello stand a tua disposizione, in modo da poter scegliere le dimensioni giuste. Ciò non sarebbe possibile se portassi i tuoi mobili, e potresti addirittura rischiare che ti venga impedito di utilizzarli se non fossero conformi al regolamento.

Svantaggi

• Sei responsabile di eventuali danni che i mobili potrebbero subire mentre sono sotto la tua custodia, e evitarli è molto difficile se si considera il numero di visitatori che uno stand medio può avere in un solo giorno. Prima o poi qualcosa dovrà essere ceduto, e alla fine verrà pagato un compenso.
• I mobili solitamente presentano segni di usura dovuti all'uso costante nel corso degli anni da parte di persone diverse. Ciò è evidente dalla presenza di scolorimenti, scheggiature e scricchiolii quando ci si siede sopra. All'inizio potrebbe non essere molto evidente, ma quando si ha a che fare con visitatori attenti, c'è la possibilità che se ne accorgano, e questo potrebbe non giovare alla vostra reputazione.
• A volte non è possibile procurarsi l’arredamento desiderato, sia perché è già tutto prenotato, sia perché l’azienda di noleggio semplicemente non dispone di ciò che si cerca. In una situazione del genere, potresti essere costretto a utilizzare ciò che è disponibile, e questo potrebbe influire in modo significativo sul successo della tua fiera.

Acquisto di arredi per fiere

A volte è necessario procurarsi i propri mobili per la fiera. Si tratta di un’impresa ardua, ma presenta anche dei vantaggi, come illustrato di seguito.

Vantaggi

• Hai piena libertà di scegliere il design che desideri, i colori che preferisci e di decidere le dimensioni. Questo ti offre la flessibilità necessaria per creare mobili perfettamente adatti al tuo stand, che i visitatori che entreranno nello stand apprezzeranno davvero.
• Avrai il vantaggio di utilizzare mobili ben curati che non solo sono belli da vedere, ma trasformano anche l’ambiente l'intero stand trasformandola in una mostra dall’aspetto raffinato. Dato che l’immagine è tutto, probabilmente solo grazie a questo riuscirai ad attirare un maggior numero di visitatori. 
• Se li si mantiene in buone condizioni, è possibile utilizzare gli stessi arredi in tutte le fiere a cui si partecipa per molti anni. Ciò consente di ridurre i costi legati all'acquisto di nuovi arredi ogni volta che si partecipa a una nuova fiera. È particolarmente vantaggioso per le aziende che si spostano con interi team.
• Siete liberi di apportare qualsiasi modifica improvvisa riteniate opportuna al fine di garantire il successo della fiera. Potete scegliere di personalizzare gli arredi con il vostro logo, o persino di cambiarne completamente il colore e il design senza dover rendere conto a nessuno.

Svantaggi

• Il logistica delle spedizioni Occuparsi del trasporto dei mobili fino alla sede dell'evento è un vero e proprio incubo. La situazione peggiora ulteriormente quando si deve viaggiare in un altro Paese, lontano dalla propria sede centrale. Ci si vedrà costretti a sostenere i costi del trasporto aereo dei mobili da e verso la sede dell'evento, e non si tratta certo di una spesa irrisoria.
• Dovrai inoltre farti carico dei costi dell’assicurazione, dei costi di deposito e di manutenzione. Avrai anche bisogno di aiuto per trasportare i mobili da e verso la sede dell’evento; si tratta di costi aggiuntivi che potrebbero essere facilmente evitati noleggiando invece i mobili.
• Potresti ignorarne alcuni regolamento della fiera per quanto riguarda le dimensioni degli accessori che è consentito portare alla fiera. Di solito a ogni stand viene imposto un limite alle dimensioni degli oggetti che può ospitare, e portare arredi che potrebbero risultare troppo ingombranti comporterà semplicemente l’esclusione dalla partecipazione. Dover trovare un’alternativa con così poco preavviso risulterà molto costoso.

Fattori da considerare nella scelta tra il noleggio e l'acquisto di arredi per fiere

La scelta tra affittare e acquistare dipende da molti fattori, alcuni personali e altri al di fuori del proprio controllo. Per aiutarti a districarti facilmente in questa fase delicata, tieni presenti i seguenti fattori quando devi decidere tra le due opzioni.

• Dimensioni dei mobili: A volte, le dimensioni dei mobili in questione possono essere troppo ingombranti per poterli trasportare a piacimento, e il noleggio potrebbe essere l’unica soluzione possibile. Nella maggior parte dei casi, l’acquisto dei mobili è la scelta più sensata se la fiera in questione si svolge nella stessa località in cui ha sede la vostra azienda.
• Budget: L'affitto è più economico e rappresenta la soluzione ideale per chi potrebbe trovarsi a corto di soldi dopo aver sostenuto tutte le altre spese necessarie. È anche possibile negoziare il contratto di noleggio in modo che il costo venga addebitato a ore anziché per l'intera giornata. L'acquisto è l'opzione migliore per le grandi aziende che dispongono dei fondi e dei mezzi necessari per trasportare qualsiasi tipo di articolo attraverso diversi fusi orari.
• Preferenze personali; A volte, l’esigenza di rendere le cose il più perfette possibile prevale su quella di agire con prudenza dal punto di vista finanziario. Disporre dei mobili giusti porterà maggiori vantaggi alla vostra esposizione e, se utilizzare i propri mobili vi aiuta a raggiungere questo obiettivo, allora il costo non dovrebbe rappresentare un problema.

Conclusione

L’arredamento è fondamentale per qualsiasi fiera di settore; è un elemento indispensabile se si vuole ottenere successo. Non deve essere necessariamente di grandi dimensioni, basta che sia sufficiente ad accogliere 3-5 persone contemporaneamente per quelle brevi pause e le chiacchierate informali. Se volete saperne di più sulle fiere di settore e su come affrontarle nel modo giusto, visita il nostro sito web, e il nostro team composto dai migliori noleggio di arredi per eventi a Las Vegas Ci saranno degli esperti a disposizione per rispondere a tutte le vostre domande.