행사 후 회의라는 ‘피할 수 없는 악’

행사가 끝나고, 모든 것을 정리한 뒤 이제 집으로 돌아가 따뜻한 샤워를 하고, 정말 필요한 잠을 자려고 준비 중입니다. 단 한 가지 문제가 있습니다. 사실 여러분은 유능하고 책임감 있는 행사 기획자이기에 딱히 ‘문제’라고 할 수는 없겠지만요. 그럼에도 불구하고 행사 후 회의를 진행해야 하고, 그 의제 또한 정해야 합니다. 이 글에서는 이러한 문제와, 피할 수 없는 이 ‘불필요한 회의’를 가장 효과적으로 진행하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.

미루다

이것은 두 가지 방식으로 진행될 수 있습니다. 때로는 행사가 며칠에 걸쳐 진행되기도 하는데, 아무리 모두가 피곤하더라도 매일 요약 보고와 사후 검토를 진행해야 합니다. 이는 교훈을 얻고 실수를 바로잡아, 다음 행사가 이전 행사보다 더 나아지도록 하기 위함입니다. 이러한 상황에서도 여기서 논의할 내용은 여전히 유효합니다. 하지만 전체 행사의 요약(혹은 하루 동안 진행되는 행사)을 다룰 경우, 제 제안은 행사가 끝난 지 최소 하루가 지난 후에 회의를 개최하는 것입니다.

역사학을 전공한 사람으로서 말씀드리자면, 특정 정부 기록은 정해진 기간이 지나야 비로소 기밀 해제되는데, 그 이유 중 하나는 사람들이 잠재적으로 민감한 정보에 접근하기 전에 감정의 안개가 걷히도록 하기 위함입니다. 훨씬 더 작은 규모로 보면, 이는 직원이나 본인에게도 마찬가지로 적용됩니다. 사건 발생 시점과 시간적으로 가깝다는 것은 남아 있는 아드레날린이나 감정이 여전히 지속되고 있음을 의미하며, 이는 상황을 평가하는 방식에 영향을 미칠 수 있습니다. 물론, 가능한 한 분석적이고 객관적으로 판단하고 싶으실 텐데, 이는 숙면을 취하고 그날의 일들과 어느 정도 거리를 둔 후에야 가장 잘 이루어질 수 있습니다.

일을 개인적으로 받아들이지 마세요

당연한 말처럼 들리겠지만, 어쨌든 여기에 적어두겠습니다. 상대를 겨냥하지 말고 공을 겨냥하세요.

신뢰 // 구체적으로 표현하기

그렇긴 하지만, 이전 글들에서 여러 번 다뤘던 주제(단순히 글자 수를 늘리기 위해서만은 아닙니다)로 다시 돌아가야겠습니다. 바로 ‘신뢰’의 문제입니다. 여러분은 직원들이 각자의 업무를 수행하도록 채용한 것이므로, 그들이 그 일을 해낼 수 있다고 믿어야 합니다. 만약 그들이 필요한 일을 제대로 하고 있지 않다고 생각한다면, 1) 채용이나 배치 방식, 2) 실무 교육 방법, 또는 3) 리더로서의 자신의 능력(혹은 그 부족함)을 재검토해야 할 책임은 여러분에게 있습니다.

이는 쇼가 끝난 후의 회의 안건과 관련하여 중요한 사항입니다. 분석 과정에서 지나치게 일반적인 표현만 사용하거나 노골적으로 상대를 얕보는 태도를 보이는 것은 피해야 합니다. 이를 스포츠 경기의 맥락에서 생각해 볼 수 있습니다. 코치로서 “더 공격적으로 나가라”거나 “더 잘해라” 같은 말만 반복한다면, 팀원들로부터 곧 당신의 역량을 의심받게 되는 것도 당연한 일입니다. 대신, 무엇이 잘못되었는지 구체적으로 지적하고 이를 바로잡는 방법을 제시하거나, 예상되는 문제를 극복하기 위한 새로운 전술적 해결책을 마련하거나, 팀원들의 동기 부여와 격려를 위해 잘된 점을 강조해야 합니다.

행사 운영도 마찬가지입니다. 개인적인 언급은 피하되 구체적으로 지시하고, 모든 참가자가 자신이 해야 할 일을 이미 알고 있다고 믿으세요. 이렇게 하면 행사 후 회의를 성공적으로 진행하는 데 큰 도움이 될 것입니다.

분위기를 느껴보세요

회의 순서와 논의할 주제를 정하는 등 기본적인 준비를 모두 마친 후, 리더이자 진행자로서 여러분의 역할은 회의장의 분위기를 파악하고 그에 따라 유연하게 대응하는 것입니다. 물론 예산에 관한 세부 사항은 어떤 비즈니스에서든 매우 중요하지만, 몇 시간 동안 끝없이 그 문제만 파고들면 팀에 심각한 악영향을 미칠 수 있습니다. 모든 참가자가 집중력을 잃지 않고 흥미를 유지할 수 있도록 적절한 시점에 분위기를 전환하는 법을 안다면, 회의의 효율성은 훨씬 더 높아질 것입니다.

그게 다예요

이 글 초반에 언급했듯이, 행사 후 회의는 그 누구도 별로 즐기지 않는 ‘피할 수 없는 번거로움’입니다. 그럼에도 불구하고, 이 회의는 여러분과 팀이 배움을 얻고 다음 날이나 다른 프로젝트를 위해 나아가는 데 있어 매우 중요합니다. 이 간단한 프레임워크를 통해, 여러분이 회의 진행 방식을 개선하고 유익하며 생산적인 분석을 이끌어낼 수 있는 방법을 고민해 보시길 바랍니다.