Il male necessario delle riunioni post-evento

L'evento è finito, hai smontato tutto e sei pronto a tornare a casa per una bella doccia calda e un po' di sonno di cui hai davvero bisogno. C’è solo un problema. Beh, non è proprio un problema, perché sei un organizzatore di eventi competente e responsabile. Tuttavia, devi tenere una riunione di analisi post-evento e devi stabilirne l’ordine del giorno. In questo articolo affrontiamo questo argomento e vediamo come condurre al meglio questa riunione, un male necessario.

Rimandare

Questo può funzionare in due modi. A volte un evento si svolge nell’arco di più giorni e occorre tenere riunioni di sintesi e debriefing quotidiani, indipendentemente da quanto tutti siano stanchi. Lo scopo è garantire che si traggano insegnamenti e si correggano gli errori, in modo che ogni evento successivo sia migliore del precedente. In una situazione del genere, quanto discuteremo di seguito rimane comunque valido. Se invece si tratta di un riepilogo dell’intero evento (o di un evento che si svolge in un solo giorno), allora il mio consiglio è di tenere la riunione almeno un giorno dopo la conclusione dell’evento.

In qualità di laureato in storia, posso dirvi che alcuni documenti governativi vengono declassificati solo dopo un determinato periodo di tempo, e uno dei motivi è proprio quello di consentire che la nebbia delle emozioni si diradi prima che le persone abbiano accesso a informazioni potenzialmente sensibili. Su scala molto più ridotta, questo vale anche per i vostri dipendenti o per voi stessi. La vicinanza temporale a un evento implica che l’adrenalina o le emozioni persistano ancora, e ciò può influenzare il modo in cui valutate le cose. Certamente vorrete essere il più analitici e obiettivi possibile, e il modo migliore per farlo è dopo una buona notte di sonno e una certa distanza dagli avvenimenti della giornata.

Non prenderla sul personale

Sembra una cosa abbastanza ovvia da dire, ma la ripeto comunque. Giocate la palla, non l’avversario.

Fiducia // Sii specifico

Detto questo, però, vorrei tornare su un tema che ho trattato più volte negli articoli precedenti (e non solo per aumentare il numero di parole). Si tratta della questione della fiducia. Avete assunto delle persone affinché svolgano il proprio lavoro e ciò che dovete fare è credere che siano in grado di farlo. Se ritenete che non stiano facendo ciò che è necessario, allora spetta a voi riconsiderare 1) le vostre pratiche di assunzione o di assegnazione dei compiti, 2) i vostri metodi di formazione sul posto di lavoro, oppure 3) le vostre stesse capacità (o la loro mancanza) come leader.

Questo è importante per quanto riguarda l’ordine del giorno delle riunioni successive allo spettacolo. Evitate di esprimervi solo in termini generici o di assumere un atteggiamento apertamente condiscendente durante l’analisi. Potete pensarla come se si trattasse di una competizione sportiva: in qualità di allenatore, se vi limitate a dire cose del tipo «attaccate di più» o «giocate meglio», non ci sarebbe da stupirsi se la vostra autorevolezza venisse presto messa in discussione dalla vostra squadra. Ciò che dovete fare, invece, è individuare gli aspetti specifici che non hanno funzionato e come correggerli, elaborare nuove soluzioni tattiche per superare i problemi previsti, oppure sottolineare ciò che è stato fatto bene per motivare e incoraggiare la vostra squadra.

Lo stesso vale per la gestione degli eventi. Siate precisi senza entrare nel personale e confidate nel fatto che ognuno sappia già quale sia il proprio compito. Questo contribuirà notevolmente a garantire il successo della riunione post-evento.

Vivi l'atmosfera

Dopo aver sistemato tutti gli aspetti fondamentali, come stabilire l’ordine del giorno della riunione e decidere quali argomenti trattare e in quale momento, il tuo compito come leader e facilitatore è quello di cogliere l’atmosfera che si respira nella sala e apportare le modifiche necessarie. Sì, i dettagli relativi al bilancio sono fondamentali per qualsiasi azienda, ma discuterne all’infinito per ore può avere un effetto gravemente deleterio sul team. Impara a variare il ritmo per mantenere tutti vigili e interessati: in questo modo le riunioni saranno molto più efficaci.

Ecco fatto

Come ho detto all’inizio di questo articolo, le riunioni post-evento sono un male necessario che a nessuno piace particolarmente. Tuttavia, sono fondamentali per il modo in cui tu e il tuo team imparate e andate avanti in vista del giorno successivo o di altri progetti. Con questo piccolo schema, spero che tu possa iniziare a riflettere su come migliorare le tue sessioni e condurre analisi fruttuose e produttive.