Le mal nécessaire des réunions post-événement

L'événement est terminé, vous avez tout démoli et vous êtes prêt à rentrer chez vous pour prendre une bonne douche chaude et dormir. Il n'y a qu'un seul problème. Ce n'est pas vraiment un problème, car vous êtes un bon organisateur d'événements responsable. Néanmoins, vous devez organiser un débriefing après l'événement et vous devez en fixer l'ordre du jour. Dans cet article, nous nous penchons sur cette question et sur la meilleure façon de mener à bien ce mal nécessaire qu'est une réunion.

Remettre à plus tard

Cela peut fonctionner de deux manières. Parfois, un événement se déroule sur plusieurs jours et il est nécessaire de faire des bilans et des comptes rendus quotidiens, quel que soit l'état de fatigue de chacun. Il s'agit de s'assurer que les leçons sont tirées et que les erreurs sont rectifiées afin que chaque nouvelle manifestation soit meilleure que la précédente. Dans une telle situation, ce que nous allons évoquer ici reste valable. Si vous êtes confronté à un résumé de l'ensemble de l'événement (ou s'il s'agit d'un événement d'une seule journée), je vous suggère d'organiser la réunion au moins un jour après la fin de l'événement.

En tant qu'étudiant en histoire, je peux vous dire que certains documents gouvernementaux ne sont déclassifiés qu'après une période de temps déterminée et l'une des raisons pour lesquelles il en est ainsi est que cela permet de dissiper le brouillard des émotions avant que les gens n'aient accès à des informations potentiellement sensibles. À une échelle beaucoup plus réduite, cela s'applique également à vos employés ou à vous-même. La proximité temporelle d'un événement signifie que l'adrénaline ou les émotions persistent et que cela peut affecter la manière dont vous évaluez les choses. Il est certain que vous voudriez être aussi analytique et objectif que possible, ce que vous feriez mieux de faire après une bonne nuit de sommeil et une certaine distance par rapport aux événements de la journée.

Ne prenez pas les choses personnellement

Cela semble assez évident à dire, mais je vais le laisser ici. Jouez le ballon et non l'homme.

Confiance // Être précis

Cela dit, je dois revenir sur un thème que j'ai utilisé à maintes reprises dans des articles précédents (et pas seulement pour augmenter mon nombre de mots). Il s'agit de la question de la confiance. Vous avez engagé des personnes pour faire leur travail et ce que vous devez faire, c'est croire qu'elles peuvent faire ce travail. Si vous ne pensez pas qu'ils font ce qu'il faut, il vous incombe de revoir 1) vos pratiques d'embauche ou de déploiement, 2) vos méthodes de formation en cours d'emploi ou 3) vos propres capacités (ou leur absence) en tant que dirigeant.

C'est important pour l'ordre du jour des réunions post-spectacle. Évitez de parler en termes généraux ou d'être carrément condescendant lors de l'analyse. En tant qu'entraîneur, si vous ne faites que dire des choses comme "attaquez plus" ou "jouez mieux", il ne serait pas surprenant que votre compétence soit rapidement sapée par votre équipe. Au contraire, vous devez mettre en évidence les éléments spécifiques qui n'ont pas fonctionné et la manière de les corriger, concevoir de nouvelles solutions tactiques pour surmonter les problèmes prévus ou souligner ce qui a été bien fait afin de motiver et d'encourager votre équipe.

Il en va de même pour la gestion d'événements. Soyez précis sans être personnel et croyez que chacun sait déjà ce qu'il doit faire. Cela contribuera grandement à la réussite de la réunion post-événement.

Sentir l'humeur

Une fois que vous avez fait toutes les choses de base, comme déterminer l'ordre de la réunion et ce qui est discuté à quel moment, votre travail en tant que leader et animateur consiste à sentir le climat dans la salle et à faire des ajustements en conséquence. Oui, les détails de la budgétisation sont cruciaux pour toute entreprise, mais s'y attarder pendant des heures peut avoir un effet gravement préjudiciable sur l'équipe. Sachez quand mélanger les choses pour garder tout le monde éveillé et intéressé et les réunions seront bien plus efficaces.

C'est tout

Comme je l'ai dit au début de cet article, les réunions post-événement sont un mal nécessaire que personne n'apprécie vraiment. Néanmoins, elles sont essentielles pour vous permettre, à vous et à votre équipe, d'apprendre et d'aller de l'avant pour le lendemain ou pour d'autres projets. Avec ce petit cadre, nous espérons que vous pourrez commencer à réfléchir à la manière d'améliorer vos sessions et d'obtenir une analyse fructueuse et productive.