Calendrier et liste de contrôle pour la planification d'un salon

Naviguer dans le labyrinthe de la planification d'un salon professionnel peut être une tâche décourageante, surtout lorsqu'il s'agit de planifier son premier salon. Mais ne vous inquiétez pas, un calendrier et une liste de contrôle complets pour la planification d'un salon peuvent être les meilleurs partenaires d'un exposant pour garantir une préparation sans problème d'un salon réussi. À cet égard, cet article vise à fournir aux exposants, qu'ils soient novices ou chevronnés, les stratégies et les informations nécessaires pour parfaire le processus de planification de leur salon.

Un an avant le salon

Une planification précoce est la base de tout salon professionnel réussi. Une année entière avant le salon, les exposants doivent déjà s'atteler à préparer les bases d'un salon réussi.

Fixation des objectifs: La première chose à faire sur votre liste de contrôle est d'articuler votre principal objectif de planification du salon. Lancez-vous un nouveau produit ? Cherchez-vous à générer des prospects ? Voulez-vous améliorer la notoriété de votre marque ? La définition de ces objectifs sera le moteur de vos plans de préparation et d'exécution.

Planification stratégique: À ce stade, intégrez vos objectifs en matière de salons professionnels dans votre stratégie marketing globale. Il s'agit d'obtenir l'adhésion des parties prenantes et de comprendre comment les salons professionnels s'inscrivent dans vos objectifs commerciaux plus larges.

Sélection des événements: Il est maintenant temps de mener une étude de marché approfondie afin d'identifier les meilleurs salons professionnels où exposer. Tenez compte de facteurs tels que le nombre potentiel de participants, le lieu et la situation géographique.

Budgétisation: L'élaboration d'un budget pour un salon professionnel doit être l'un des éléments essentiels de la planification d'un salon professionnel. Tenez compte des coûts liés à l'espace du stand, à la création de matériel de marketing, aux articles promotionnels, aux déplacements, à l'expédition, etc.

9 à 12 mois avant le salon

C'est à ce moment-là que les préparatifs de la foire commerciale doivent passer à la vitesse supérieure. L'accent doit être mis sur des stratégies et une logistique plus spécifiques.

Conception du stand: Commencez à concevoir votre stand d'exposition. Pensez à la taille du stand, aux graphismes, à la conception de l'exposition, à la signalétique et à la documentation. N'oubliez pas que le stand est la représentation physique de votre marque ; faites en sorte qu'il compte.

Initiatives de marketing: Commencez à concevoir votre plan de marketing pour le salon, qui peut inclure une campagne de courriels ou l'utilisation de plateformes de médias sociaux comme Facebook, Twitter et LinkedIn.

Inscription: Contactez les organisateurs du salon et réservez l'espace de votre choix. N'oubliez pas de vous inscrire et de demander tous les détails concernant le stand d'exposition du salon.

6 à 9 mois avant le salon

À ce stade, certains des principaux aspects de la planification de votre salon devraient être en bonne voie. Concentrez-vous sur les détails les plus fins des stratégies choisies et des plans de mise en œuvre.

Affiner vos stratégies: Vérifier les petits détails tels que les objectifs spécifiques et les mesures de retour sur investissement des salons professionnels, la conception des stands et les ajouts ou changements nécessaires à votre stratégie de marketing.

Élaboration de matériel de marketing: C'est le moment de finaliser votre matériel de marketing, y compris les brochures, les dépliants, les cartes de visite, les cadeaux et les articles promotionnels.

Recrutement de personnel pour le kiosque: Identifiez vos besoins en personnel pour la salle d'exposition. Prévoyez des sessions de formation pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

3 à 6 mois avant le salon

Accélérez votre processus de planification en vous concentrant sur la logistique et les initiatives de marketing avant le spectacle. À cet égard, le courrier électronique peut être un excellent moyen d'engager votre public cible avant le spectacle.

Signalisation et matériel promotionnel: Assurez-vous d'être prêt avec les graphiques, la signalisation et le matériel promotionnel du salon. Mettez également au point le matériel du stand avec votre fournisseur.

Arrangements de voyage: Commencez à réserver des voyages pour votre équipe de vente et décidez de la meilleure méthode pour expédier ou transporter votre stand et d'autres articles sur le lieu de la manifestation.

Lancer des initiatives avant le spectacle: Utilisez les réseaux sociaux, votre blog, votre courrier électronique, Facebook et LinkedIn pour le marketing de pré-salon. N'oubliez pas d'inviter vos contacts à vous rendre visite sur votre stand.

1 à 3 mois avant le salon

Alors que la planification du salon approche de sa phase finale, il est temps de procéder à des vérifications croisées et de s'assurer que tout ce qui est prévu se déroule comme prévu.

Préparation de l'événement: Confirmez vos dates d'expédition et de livraison, finalisez vos badges et assurez la production de votre stand.

Marketing de dernière minute: Poursuivre les initiatives de marketing de dernière minute avant le spectacle et s'assurer que tout le matériel de marketing est en ordre.

Planifier les suivis: Prévoir des dossiers de suivi immédiats après le salon afin de maintenir l'élan une fois l'événement terminé.

1 semaine avant le salon

Revoyez votre liste de contrôle et assurez-vous que tout se passe bien lors de la dernière étape de la planification de votre salon.

Confirmations: Confirmez à nouveau les dates d'expédition de votre stand, de vos articles promotionnels et de tout autre matériel.

Préparation: Imprimez les badges des exposants à l'avance pour éviter les files d'attente à l'enregistrement du salon.

Examen de la logistique: Vérifiez à nouveau votre calendrier et confirmez que toutes les étapes de l'action ont été couvertes.

Pendant le salon

Il est maintenant temps de faire fructifier votre travail. Veillez à utiliser votre CRM pour gérer efficacement vos prospects et vos contacts.

Exécution: Respectez scrupuleusement le plan de marketing de votre salon, engagez-vous auprès des participants et veillez à ce que votre équipe de vente génère constamment des prospects.

Mise en réseau: Profitez du salon pour nouer des relations avec d'autres professionnels du secteur.

Après le salon

Le salon professionnel est peut-être terminé, mais votre travail ne l'est pas. Il est temps d'analyser vos efforts et de planifier le prochain salon.

Suivi: Analyser les prospects, envoyer les dossiers de suivi des salons professionnels et prendre contact le cas échéant à l'aide de votre campagne d'e-mailing et de votre CRM.

L'évaluation: Évaluez votre participation - a-t-elle été fructueuse ? Comparez les objectifs que vous vous êtes fixés lors de la planification du salon à vos résultats réels.

Planifier l'avenir: Commencez à planifier votre prochain salon. Faites des recommandations basées sur votre expérience récente.

Conclusion

Bien que planification d'un salon est complexe et détaillée, un calendrier complet et une liste de contrôle peuvent considérablement faciliter le processus. N'oubliez pas que l'essentiel est de commencer tôt et d'affiner le processus au fur et à mesure. Ensemble, ces stratégies peuvent contribuer à faire de votre salon un succès triomphal.

Pour faciliter le processus de planification de votre salon, nous vous recommandons de vous associer à une société d'exposition offrant un service complet, telle qu'Aplusexpo. De la conception de votre stand d'exposition à conception de bannières pour les salons professionnels De l'entreposage aux besoins logistiques, leur équipe de professionnels expérimentés peut fournir des solutions complètes adaptées à vos besoins, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l'essentiel : atteindre vos objectifs en matière de salons professionnels. Planifiez bien votre salon et laissez Aplusexpo s'occuper des détails. Il suffit d'un coup de fil pour que votre projet de salon soit couronné de succès.