Planificar una feria comercial suele ser como emprender una expedición importante. Es una nueva ciudad repleta de actividad que sólo está presente durante un par de días, y que contiene de todo, desde la creación de redes hasta la exhibición, pasando por la elaboración de estrategias. Tu stand se transforma en tu base, donde puedes dejar tu mejor huella. Como en cualquier gran expedición, la preparación es clave. El equipo y las herramientas de marketing adecuados determinan si su experiencia será triunfal o improductiva. Esta completa guía le asegurará que lleva todo lo necesario para que su stand en la feria sea todo un éxito.

1. Materiales de marketing imprescindibles para el éxito de la feria

Su mensaje es fundamental para el objetivo de su empresa, mientras que los materiales de marketing cumplen la función de mensajeros acompañantes en una feria comercial. Estos materiales son un componente vital de sus esfuerzos de marketing ferial. Los materiales de marketing son lo que los asistentes retendrán del evento mucho tiempo después de su conclusión, sirviendo así de recordatorio para su empresa y ayudando a crear conciencia de marca.

• Folletos y octavillas de alta calidad en los que se detallan productos y servicios. Esta forma de publicidad sirve como tarjeta de visita de la empresa y debe estar bien diseñada, ser fácil de leer y visualmente atractiva para su público objetivo. El papel de buena calidad e impreso de forma profesional también contribuye a aumentar la sensación de credibilidad. Asegúrese de que la cantidad que tiene para todo el evento es suficiente, con un posible extra para la correspondencia de seguimiento.

• Tarjetas de visita atractivas para facilitar el intercambio de contactos. Ya sea durante o después de una feria comercial, hay una constante carrera contra el tiempo; la información de contacto se intercambia en un santiamén, y las tarjetas de visita representan su marca. Invierta en tarjetas que destaquen y sean fáciles de usar. Para ir un paso más allá, ponga un código QR de su perfil de LinkedIn o de su sitio web para que la información sea fácilmente accesible.

• Atractivos folletos y catálogos de empresa. Desear el interés de los clientes potenciales es el primer paso, ayudar materialmente a los asistentes interesados es el segundo y más complejo. Los materiales completos, como folletos o catálogos de empresa, ofrecen una mejor visión de la historia, la misión y todas las ofertas de una empresa. Piense que ofrecen más detalles sobre su historia, reforzando su argumento de venta.

• Muestras de productos o demostraciones si resulta atractivo. Si ofrece productos o servicios, la representación visual es crucial. Teniendo en cuenta que su producto se puede mostrar visualmente, traer el producto o realizar una demostración en directo puede ser increíblemente beneficioso. Los clientes pueden interactuar con su oferta y comprenderla mejor. Recuerde siempre que la zona de demostración debe ser fácilmente accesible y estar bien iluminada.

• Artículos de regalo que los asistentes consideren útiles. Todos adoramos los obsequios como forma de publicidad. Los artículos de regalo perfectamente elegidos para su stand, como bolígrafos u otros recuerdos conocidos como "botín", sirven para algo más que para atraer a la gente. Seleccione artículos que sean creativos, significativos o beneficiosos para su público objetivo. Olvídese de los bolígrafos y piense en artículos promocionales como memorias USB de marca, botellas de agua reutilizables y pequeños artilugios tecnológicos.

• Listas de precios claras u ofertas especiales de espectáculos. Para los participantes que están listos para comprar o considerar sus productos, las cotizaciones de precios y las ofertas especiales en los expositores pueden marcar la diferencia. Las ofertas que no requieren explicación suelen dar lugar a decisiones más rápidas, con aceptación inmediata. Se trata de una parte clave de su argumento de venta global.

• Ayudas visuales como carteles, pancartas y presentaciones digitales. Su stand de feria es una de sus herramientas de promoción. Utilice siempre pancartas atractivas con carteles que transmitan el eslogan de su empresa, productos o servicios. Considere también la posibilidad de utilizar una pantalla de vídeo que muestre una presentación entretenida o un vídeo que ilustre el tema de forma interesante e informativa, para transmitir mejor su argumento de venta.

• Códigos QR que enlazan con sitios web, páginas de destino o formularios de contacto. Es vital que exista cohesión entre su inmobiliaria online y su presencia física. Hoy en día, los códigos QR son una forma fantástica de proporcionar acceso instantáneo a páginas web, listas de suscripción a boletines y formularios de contacto. Es posible orientar la información de estos carteles para incluirla en su stand y en otros folletos de marketing, mejorando así el alcance de su marketing ferial.

2. Elementos esenciales del stand para atraer a los asistentes

Su stand es su presencia física en la feria, y su montaje y exposición son fundamentales para atraer a los asistentes y causar una primera impresión positiva. Es el escenario en el que se desarrolla la historia de su marca. Para aprovechar al máximo su espacio de exposición, es fundamental que el diseño del mismo esté bien pensado.

• Telón de fondo del stand y señalización con la marca de la empresa. En cuanto los asistentes entran, el telón de fondo de su stand suele ser lo que primero les llama la atención. Su marca y logotipo deben colocarse en este telón de fondo para que su marca sea reconocida inmediatamente. Unos pergaminos profesionales y claros ayudan a los participantes a reconocer su stand y a captar quién es usted desde la distancia.

• Expositores de productos o estanterías para mostrar la oferta. Si expone productos físicos, colóquelos en expositores o estanterías para presentarlos adecuadamente. Coloque sus productos en un orden lógico y de forma atractiva, captando sus principales atributos y ventajas. La exposición de sus productos será mucho mejor con una iluminación suficiente, lo que contribuirá a que su exposición en la feria sea atractiva.

• Iluminación adecuada para resaltar las zonas y los productos clave. La perspectiva general y la respuesta de su stand cambian con la ayuda de la iluminación. Puede atraer la atención hacia los productos de su marca, crear un ambiente acogedor y centrar la atención en determinadas zonas. La iluminación ambiental y la iluminación de trabajo se pueden utilizar junto con los focos para lograr la máxima eficacia en el diseño de su exposición comercial.

• Suelo cómodo o colchonetas para el personal que permanece de pie muchas horas. En las ferias, todo el mundo debe permanecer de pie durante largos periodos de tiempo. Asegurarse de que el suelo o las alfombras antifatiga están correctamente diseñados para sus empleados puede contribuir a su comodidad y a sus niveles de energía durante el día. Esto influirá en el nivel de rendimiento y compromiso que se consiga en el diseño de su stand.

• Una zona designada para demostraciones o presentaciones. Si desea realizar demostraciones o presentaciones de productos, reserve una zona de su stand para estos fines. Asegúrese de que esta zona sea lo suficientemente grande para que la gente pueda reunirse cómodamente y ver la presentación. Al organizar el stand, tenga en cuenta el sonido y la visibilidad de esta parte del stand.

• Un cartel de bienvenida o un elemento interactivo para atraer a la gente. Para atraer eficazmente a la gente a su stand, un elemento como una pantalla táctil con contenido interactivo es una gran idea. Desde un sencillo cartel de bienvenida hasta juegos y actividades que requieran participación, el stand atraerá a los asistentes. Incluso puede considerar la posibilidad de utilizar velcro para fijar fácilmente la señalización temporal o los elementos interactivos.

• Alargaderas y regletas para aparatos electrónicos. En la era contemporánea de la tecnología, es común poseer una serie de artículos electrónicos como ordenadores portátiles, tabletas, bases de carga y monitores en su quiosco. Asegúrese de llevar cables alargadores y tomas de corriente adecuados para todas sus necesidades de consumo eléctrico. También hay que estar familiarizado con la ubicación de las tomas de corriente.

3. Tecnología y equipamiento: La energía de su stand

Hoy en día, los equipos y la tecnología sirven como herramientas de compromiso y productividad que resultan útiles en el entorno de una feria comercial. Una tableta o un ordenador portátil actúan como centro digital para la presentación y la introducción de datos. Disponer de una conexión segura a Internet a través de puntos de acceso móviles facilita una mejor interacción. Para las transacciones cara a cara, contar con un dispositivo de pago de pedidos es de suma importancia. Una buena forma de capturar contactos es con escáneres y scanners alimentados por aplicaciones que facilitan una recogida de contactos más rápida y sencilla. Para la presentación visual, se pueden utilizar monitores y proyectores, y una fuente de alimentación junto con muchos cables de carga pueden garantizar que todos los dispositivos estén alimentados. Si el ambiente del stand lo requiere, hay que pensar en sistemas de sonido para que las presentaciones sean más impactantes.

4. Dotación de personal y confort personal: Mantener a su equipo preparado

El personal de su stand es una parte crucial de su presencia en la feria. Crear un horario para el personal garantiza que todas las áreas estén suficientemente cubiertas. Tener un código de vestimenta estandarizado fomenta tanto la profesionalidad como el espíritu de equipo. El personal también debe tener buen calzado para poder permanecer de pie durante largos periodos de tiempo a lo largo del día. Disponer de suficiente agua y tentempiés ayudará a los miembros del equipo a mantener la energía. Una zona de almacenamiento ayuda a mantener organizada la cabina guardando los objetos personales. Un sencillo botiquín de primeros auxilios cubre la mayoría de las necesidades sanitarias, las mascarillas y las toallitas de limpieza garantizan la seguridad en entornos de alto contacto.

5. No olvide estos elementos administrativos cruciales

En el ajetreo de los esfuerzos de marketing y exposición, pueden pasarse por alto algunos detalles relativos a la administración. Tenga a mano la confirmación de su stand y los documentos de la feria, incluida la confirmación de su inscripción, por si necesita consultarlos. El plano de la feria y la guía del expositor le servirán de mapa mientras esté dentro del recinto. Tenga a mano los contactos de emergencia. Puede seguir tomando notas con bolígrafos, cuadernos y notas adhesivas, que son multiusos. Por necesidad, se necesita un kit básico de material de oficina que contenga una grapadora, cinta adhesiva y tijeras, y no hay que olvidar los humildes pero esenciales clips. Surgen problemas inesperados, y un pequeño kit de herramientas ayuda en estas cuestiones. También es importante tener un cubo de basura para una higiene adecuada, junto con toallitas de papel para limpiezas rápidas, así como un pequeño recipiente para hacer fáciles retoques en el puesto con elementos como imperdibles.

6. Agilice la preparación de su stand con un socio fiable de la cadena de suministro

Exponer en una feria comercial conlleva sus propios retos en cuanto a gestión de proveedores y logística, y puede convertirse en un trabajo a tiempo completo. Aplusexpo es uno de los pocos socios de la cadena de suministro que ofrece valor añadido para facilitar el proceso de forma significativa. Aplusexpo lleva más de 15 años diseñando, fabricando y entregando exposiciones de datos para los principales mercados de EE.UU., como Las Vegas, Chicago y Orlando.

Otro problema importante es conseguir todos los requisitos para montar su stand, como material de marketing, materiales para el stand y mucho más. Con Aplusexpo, no tendrá que preocuparse por nada, ya que ellos se encargan de todo, desde la logística hasta el control de calidad. Esta garantía permite a las marcas centrarse en lo que realmente importa: crear valor de marca. También disponen de una gran variedad de expositores prefabricados personalizables y otras soluciones de stands personalizados para ayudar a cumplir los objetivos de marketing de la forma más eficiente posible. Póngase en contacto con Aplusexpo hoy mismo y descubra cómo pueden ayudarle a facilitar el proceso de planificación de su próxima feria comercial.

7. Consejos profesionales: Cómo hacer que su stand destaque

Tener claro lo básico es un buen punto de partida, pero los visitantes pueden necesitar algo más para que su stand les cautive y les intrigue. La publicidad previa y posterior al evento es igual de importante. Las técnicas de comunicación e interacción efectivas deben ocupar el primer lugar de su lista a la hora de formar a su personal. Asegúrese de que su personal promociona activamente su marca a través de las redes sociales en todas las plataformas durante y después del evento. Para lograr una mayor incentivación, desarrolle descuentos y promociones exclusivos solo para el salón. Asegúrese de atraer y fomentar interacciones más prolongadas con los asistentes creando un ambiente acogedor. Por último, recuerde tener un plan de acción claro para el siguiente paso.

8. Lista de comprobación final: Garantizar una experiencia ferial sin contratiempos