Cómo planificar una feria de muestras: Lista de comprobación exhaustiva

Las ferias comerciales ofrecen algunas oportunidades para impulsar el conocimiento de la marca, recabar información sobre el mercado y reforzar las relaciones con los clientes. El CEIR ha descubierto que las ferias pueden aportar hasta 20% de los nuevos negocios de una empresa, lo que confirma la eficacia de esta herramienta. Es útil si va a participar en una feria por primera vez o si desea mejorar su estrategia para el próximo evento. Desde la definición de objetivos claros y estratégicos hasta el seguimiento adecuado, esta guía le permitirá sacar el máximo partido de todas las oportunidades de desarrollo y éxito en los eventos.

Fijar objetivos: Allanar el camino hacia el éxito

Para que la participación tenga éxito, es necesario fijar objetivos específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y con plazos concretos. Éstos le ayudarán en su planificación de marketing y contribuirán a que sus actividades de marketing estén alineadas con las partes interesadas. Tanto si sus objetivos son dar a conocer su marca como aumentar el número de clientes potenciales que capta, la definición de objetivos es el primer paso en el proceso de planificación de su feria.

• ● ¿Cuáles son los objetivos que le gustaría alcanzar durante la feria, por ejemplo, promocionar determinados productos o servicios?
• ● ¿Cuáles serán las señales del éxito? Será el número de nuevas conexiones o el nivel de participación en las redes sociales?
• ● ¿Son realistas sus objetivos a la luz de los recursos de que dispone el equipo y de su tamaño? Qué medidas puede adoptar para garantizar que sean alcanzables?
• ● ¿Cómo están conectados estos objetivos con la visión estratégica de su empresa y cómo ayudarán al negocio a desarrollarse?
• ● ¿Cuáles son sus plazos para estos objetivos y cuáles de los siguientes le ayudarán a supervisar los progresos durante y después del evento?

Crear un calendario de preparación de ferias

Es importante elaborar una lista de comprobación para la feria que incluya todas las fechas y las especificaciones de la exposición. Este calendario debe incluir todas las actividades que tiene previsto llevar a cabo para preparar el evento, como estudios de mercado, diseño del espacio del stand y creación de herramientas de marketing, entre otras. Compruebe los puntos críticos para asegurarse de que no se olvida ninguno y explique a su equipo cómo pueden alcanzarse los objetivos fijados.

Posicionamiento en el mercado: Identificar las oportunidades y la competencia

En el caso del desarrollo de una estrategia ferial, el primer paso es la investigación de mercado, que proporciona la información necesaria sobre el mercado objetivo y los competidores. Este tipo de investigación permite a las empresas descubrir esas oportunidades y adaptar sus planes feriales en el proceso.

Uno de los principales objetivos de los estudios de mercado es identificar correctamente el mercado objetivo. Conocer las características generales del público objetivo de la feria y sus necesidades ayuda a introducir los cambios oportunos en la información presentada y en la disposición del stand. Por ejemplo, revisar los antecedentes e intereses de los asistentes anteriores puede identificar a compradores potenciales de sus productos.

Al mismo tiempo, el análisis de los competidores también tiene una importancia crucial. También es importante fijarse en las estrategias que utilizan los competidores en la presentación del producto, el marketing e incluso el diseño y la disposición del stand para tomar nota de las áreas que hay que rellenar y obtener ideas sobre las estrategias a utilizar para la próxima vez, asegurándose al mismo tiempo de que el stand sea único y diferente de los de la competencia.

Para optimizar su estrategia de exposición y satisfacer las demandas del mercado, tenga en cuenta estos planteamientos:

• ● Interacciones personalizadas: Diseñe experiencias de cliente que permitan a los asistentes interactuar con sus productos de forma que aumente la interacción y la memorabilidad.
• ● Decisiones basadas en datos: Integre la analítica de datos para realizar cambios en tiempo real en función de las preferencias de los asistentes y las acciones de la competencia, potenciando la orientación al mercado.
• ● Objetivos adaptables: Ser capaz de cambiar los objetivos y metas en función de la respuesta del mercado para hacer frente a las condiciones siempre cambiantes del mercado y la competencia.

Guía presupuestaria: Maximizar la eficiencia de los recursos

Presupuestar su feria es un proceso de segmentación de los costes en distintos componentes que puede ser útil para gestionar recursos y costes. He aquí cómo enfocarlo:

• ● Diseño y montaje del stand: Reserve dinero para la construcción del stand, el diseño y cualquier equipo que pueda ser necesario para el stand. Para reducir el coste, es aconsejable contar con stands modulares que puedan reorganizarse para adaptarse a la feria específica.
• Logística: Incluye los gastos de envío, transporte y montaje/desmontaje. Haga pedidos al por mayor para reducir costes y asegúrese de hacerlos a primera hora del día, ya que la mayoría de las empresas tienen tarifas más baratas para las entregas tempranas.
• ● Marketing y promoción: Destine una parte de su presupuesto de marketing previo a la feria a publicidad y promociones por correo electrónico. Reduzca los gastos derivados de la publicidad mediante el uso de plataformas de medios sociales para la promoción.
• ● Artículos promocionales y regalos: Asegúrate de tener un plan para los artículos de marca que quieres que se asocien a tu marca y al evento. Elija proveedores o patrocinadores que puedan estar dispuestos a donarle productos, de modo que pueda reducir sus gastos.
• ● Viaje y alojamiento: Esto también debe cubrir los arreglos de viaje de su equipo, incluyendo vuelos y alojamiento. Es aconsejable reservar con antelación y considerar la posibilidad de reservar en grupo para reducir costes.
• ● Patrocinio y asociaciones: Busque oportunidades de patrocinio que reflejen los valores de su marca. Coopere con otras empresas para repartirse los gastos del stand o del evento, y aumente su presupuesto sin incrementar sus gastos.
• ● Fondo para imprevistos: Siempre es prudente asignar alguna cantidad de dinero para imprevistos que permita flexibilidad en el plan financiero.

Elegir la feria adecuada: Factores clave para la toma de decisiones

Elegir el recinto ferial adecuado es uno de los factores más críticos que determinan el éxito de su exposición y el rendimiento de la inversión. El primer paso consiste en evaluar la ubicación geográfica de la empresa en relación con el mercado objetivo y su capacidad para suministrar bienes y servicios. Estudie la disposición del recinto para determinar el espacio del stand y elija una ubicación que atraiga al mayor número de visitantes y tenga gran visibilidad.

Piense en el público y los asistentes que acudirán a la feria para asegurarse de que son el tipo de clientes que le gustaría atraer a su negocio y, por tanto, la probabilidad de obtener clientes potenciales de calidad. Tenga en cuenta el historial de resultados anteriores de la feria y los comentarios de otros participantes para determinar su eficacia y el posible retorno de la inversión.

Asegúrese de que los organizadores de la feria se alinean con el plan estratégico de la empresa. Independientemente de si desea introducir un nuevo producto, entrar en un nuevo mercado o aumentar sus contactos en el sector, asegúrese de que el evento le ayudará a alcanzar estos objetivos. Para quienes participan por primera vez en una feria, la elección de un certamen que se adapte bien a su marca y de un entorno favorable a los expositores noveles puede sentar las bases del éxito.

Diseño y disposición del stand: Atraer y retener visitantes

El diseño del stand es uno de sus aspectos más importantes, ya que determina su tamaño y el número de visitantes que atraerá. Para lograr el objetivo de atraer y mantener la atención de los visitantes, es crucial asegurarse de que el stand sea atractivo, refleje la imagen de la empresa y, al mismo tiempo, ofrezca una actividad interesante.

• ● Estrategias de diseño visual

Utilice gráficos grandes y colores vivos que se asocien a su marca y atraigan a los asistentes. Las pancartas de gran tamaño y alta resolución pueden alojar fácilmente su logotipo y otros mensajes importantes, y pueden verse fácilmente desde lejos.

Utilice la tecnología en forma de pantallas y otras formas de contacto, por ejemplo, pantallas táctiles o realidad virtual, para implicar activamente a los visitantes. Estas tecnologías ofrecen entornos interactivos para presentar sus productos.

• ● Equilibrio entre estética y funcionalidad

Haga que su stand sea atractivo a la vista y funcional al mismo tiempo. Una disposición abierta crea un entorno agradable, lo que significa que la gente puede moverse y comunicarse libremente.

Coloque los productos clave o las zonas de demostración donde se pueda acceder a ellos con facilidad y naturalidad, sin tener que obligar a la gente a dar vueltas en círculo.

• ● Mejorar la experiencia de los visitantes

Organice su stand en áreas de interés para los visitantes, por ejemplo, zonas de demostración, asientos cómodos para debates o teatros de presentaciones.

Asegúrese de utilizar pancartas y otras herramientas de navegación para dirigir a la gente por su stand, de modo que puedan encontrar fácilmente las áreas de interés.

Desarrollar una estrategia de marketing eficaz: De principio a fin

El marketing ferial debe ser una estrategia de marketing previa, durante y posterior a la feria. Un marketing mix es una combinación de técnicas que garantiza la máxima cobertura e interés. Para que su feria sea eficaz, cree un plan de marketing que abarque las fases previa, durante y posterior a la feria.

● Pre-Show: Empiece por las redes sociales y el marketing de contenidos para dar a conocer su llegada. Emplee boletines por correo electrónico y artículos de blog para presentar a los visitantes potenciales las atracciones más importantes de su stand, por ejemplo, lanzamientos de productos o eventos.

● Durante el espectáculo: Mantenga el interés publicando actualizaciones en las plataformas de medios sociales para mostrar lo que ocurre en el stand y las interacciones con los visitantes. Este compromiso en tiempo real crea un buen momento y atrae a más gente a las tiendas, llegando a un público más amplio en las plataformas de medios sociales. Mejore la interacción con los visitantes mediante el uso de demostraciones que sean relevantes para el tema de su marca y los obsequios que sean relevantes para su marca.

● Post-Show: Por último, es importante enviar correos electrónicos de seguimiento a los asistentes a la feria y compartir con ellos los aspectos más destacados de la misma. Utilice las redes sociales y su blog para publicar información sobre el evento y mantener su marca relevante y comprometida con los asistentes.

Formar y entrenar a su equipo para la feria

Seleccionar y formar al personal adecuado para su feria puede contribuir en gran medida a mejorar la visibilidad de su marca. Empiece por elegir a personas que posean las competencias necesarias y, al mismo tiempo, estén orientadas a los clientes. Asegúrese de ofrecer una formación que abarque el conocimiento de los productos para que estén en condiciones de explicar y demostrar sus productos.

Céntrese en las habilidades interpersonales, explíqueles cómo interactuar con la gente y cómo transmitir sus mensajes principales. Además, proporcióneles habilidades de resolución de problemas para que puedan afrontar con mucha facilidad cualquier cuestión que surja.

Un equipo profesional y especializado no sólo mejorará la imagen de su marca, sino que también aumentará el nivel de interacción y ventas, creando una cooperación a largo plazo que puede ir más allá del marco del evento.

Ampliar su red: Uso estratégico de Redes sociales

Las redes sociales son perfectas para aumentar el círculo de contactos. Se pueden utilizar para dar a conocer su empresa en la feria, compartir información y relacionarse tanto con clientes potenciales como con los ya existentes.

Para sacar el máximo partido de las redes sociales en una feria, asegúrese de crear experiencias interactivas en tiempo real que vayan más allá del recinto ferial. Para prepararse para la feria, cree un plan de redes sociales que contenga anuncios importantes, avances de la feria y formas de interactuar con el público, incluidos posibles regalos.

En el evento, utilice las redes sociales para la cobertura en tiempo real, como la retransmisión en directo de charlas y la demostración de nuevos productos, de modo que los seguidores en línea sientan que están físicamente presentes. De los dos, los sitios de microblogging como Twitter e Instagram son ideales para la comunicación en tiempo real. Ponga el hashtag adecuado a sus tweets y publicaciones, y geoetiquete sus tweets para formar parte de la conversación general del evento.

Para aumentar el número de tus seguidores, organiza concursos únicos en las redes sociales, como concursos de fotos o de búsquedas con premios. Recuerda a los asistentes que compartan sus contenidos y experiencias sobre tu stand, así se ampliará el alcance de tu mensaje. Comprométase con su público respondiendo a comentarios y consultas, lo que contribuirá a crear una relación más significativa.

Por último, continúe la interacción compartiendo fotos y vídeos del evento y dando las gracias a todos los que visitaron su stand para mantener el compromiso con la comunidad. Esta comunicación continua es útil para convertir los contactos hechos durante los eventos en socios comerciales, aumentando así su círculo de contactos.

Aprovechar la tecnología: Herramientas para aumentar la eficacia de la gestión

El uso de la tecnología adecuada para eventos puede ser de gran ayuda en la planificación y gestión de ferias comerciales, ya que puede contribuir a la automatización de tareas y mejorar el trabajo en equipo. Un software de gestión de eventos es una plataforma en la que se coordinan toda la logística, los horarios y las tareas para garantizar que todo el equipo esté informado y en sintonía.

Para la gestión y el seguimiento de clientes potenciales, los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) son obligatorios. Estas herramientas ayudan a llevar un registro de las interacciones con los clientes potenciales, almacenar su información y hacer un seguimiento sin perder ninguno de ellos.

Los análisis de datos ayudan a comprender el comportamiento de los asistentes y su nivel de compromiso, y así ayudan a los equipos a saber qué estrategias han sido eficaces y cuáles no. Estos análisis ayudan a afinar las estrategias y a tomar decisiones informadas para futuros eventos.

Gracias a estas tecnologías, los equipos pueden mejorar la eficacia de su trabajo, facilitar la comunicación y evaluar los resultados de las actividades feriales, lo que a su vez contribuirá a la consecución de mejores resultados y a un mayor desarrollo.

Seguimiento y evaluación tras el espectáculo

Una vez finalizada la feria, es importante contar con un sistema adecuado de seguimiento que ayude a convertir los clientes potenciales en buenas perspectivas de negocio. En primer lugar, es necesario clasificar los clientes potenciales en función de su actividad e interés por los servicios. Esto le permitirá dirigir sus esfuerzos de comunicación de la manera correcta y a las personas adecuadas. Posteriormente, envíe correos electrónicos o llamadas más personalizados en los que se mencionen determinadas conversaciones o temas de interés para cada cliente potencial, de modo que sepan que son únicos e importantes.

Además de mantener el contacto, es crucial evaluar la eficacia de la feria basándose en los KPI. Estos pueden incluir el número de nuevos clientes potenciales generados, el número de clientes potenciales que se han convertido en ventas y los comentarios sobre la interacción con los clientes. Compare estos resultados con los objetivos fijados para determinar el retorno de la inversión (ROI). Otras mediciones que deben tenerse en cuenta son la interacción en las redes sociales y los datos de tráfico del stand para obtener una imagen completa.

Evitar errores comunes: Optimizar el rendimiento de las ferias

Para evitar contratiempos, se recomienda repasar con frecuencia la lista de comprobación de la feria y reflexionar sobre cada evento. Confirme todos los preparativos, fechas de entrega y stand para evitar inconvenientes de última hora.

• ● Planificación y preparación inadecuadas: La falta de una planificación detallada puede dar lugar a descuidos y pérdidas de tiempo. Para evitarlo, se recomienda crear una lista de comprobación detallada que incluya todos los aspectos, empezando por la logística y terminando por las estrategias de marketing. Es aconsejable repasar a menudo esta lista de comprobación y hacer cambios cuando sea necesario para comprobar que todas las tareas se ajustan al calendario previsto.
• ● Problemas logísticos de última hora: El incumplimiento de plazos clave puede causar muchos estragos en la preparación de un evento. Asegúrese de que las fechas de entrega, el montaje del stand y los planes de viaje se confirman con varias semanas de antelación. Póngase en contacto con los proveedores con suficiente antelación para asegurarse de que están disponibles y de que no habrá contratiempos de última hora.
• Seguimiento deficiente de los clientes potenciales: Esto se debe a que los leads a los que no se hace un seguimiento lo antes posible pueden perderse. Adopte un enfoque sistemático para hacer un seguimiento de los clientes potenciales, priorizándolos y siguiéndolos en el momento adecuado. Utilice herramientas de CRM para asegurarse de que las interacciones están bien gestionadas y registradas.
• ● Compromiso débil con el stand: No diseñar una experiencia de stand interesante significa que hay personas a las que no se llegará. Cree un stand que permita el compromiso y, al mismo tiempo, muestre sus productos de la mejor manera posible. Involucre activamente a los visitantes mediante demostraciones, actividades y personal bien informado.
• ● Descuidar la evaluación del rendimiento: Es casi imposible identificar la necesidad de cambio sin evaluar el rendimiento. Establezca objetivos cuantificables antes del evento y recopile datos durante y después de la feria. También es importante evaluar la eficacia del evento mediante el análisis de los KPI, como las tasas de conversión de clientes potenciales y los niveles de compromiso, para mejorar el enfoque de cara a futuros eventos.

Conclusión

Las ferias comerciales son un valioso recurso para el crecimiento de la proyección empresarial cuando se ejecutan con eficacia. El uso de esta guía ayudará a los expositores a mejorar su planificación y ejecución, aumentando así el conocimiento de la marca y los resultados empresariales. Lo más importante es la mejora continua: pide siempre feedback y analiza la experiencia de cada evento para elaborar mejores estrategias y obtener mejores resultados en las próximas ferias. Acepta el proceso de cambio y desarrollo para conseguir los máximos resultados en la feria.

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