Calendario y lista de comprobación para la planificación de ferias

Navegar por el laberinto de la planificación de ferias puede ser una tarea desalentadora, especialmente cuando se trata de la primera vez que se organiza una feria. Pero no se preocupe: un calendario y una lista de comprobación exhaustivos pueden ser el mejor aliado de un expositor a la hora de preparar una feria de éxito sin complicaciones. En este sentido, el objetivo de este artículo es dotar a los expositores, ya sean noveles o experimentados, de las estrategias y conocimientos necesarios para perfeccionar el proceso de planificación de una feria.

Un año antes de la feria

La planificación anticipada es la base del éxito de cualquier feria. Un año antes de la feria, los expositores ya deberían estar trabajando duro para sentar las bases de una feria de éxito.

Fijación de objetivos: Lo primero que hay que hacer es definir el objetivo principal de la feria. ¿Va a presentar un nuevo producto? ¿Busca generar contactos? ¿Desea mejorar el conocimiento de su marca? Definir estos objetivos será la fuerza motriz de sus planes de preparación y ejecución.

Planificación estratégica: Llegados a este punto, integre los objetivos de la feria en su estrategia global de marketing. Esto implica conseguir la aprobación de las partes interesadas y comprender cómo se alinean las ferias con sus objetivos empresariales más amplios.

Selección de eventos: Ahora es el momento de realizar un amplio estudio de mercado para identificar las mejores ferias en las que exponer. Tenga en cuenta factores como el número potencial de asistentes, el lugar de celebración y la ubicación geográfica.

Presupuestos: Elaborar un presupuesto para la feria debería ser uno de los componentes fundamentales de la planificación de la misma. Tenga en cuenta los costes relacionados con el espacio del stand, la creación de material de marketing, los artículos promocionales, los viajes, los envíos, etc.

9-12 meses antes de la feria

Los preparativos para la feria deberían ponerse en marcha en este momento. Hay que centrarse en estrategias y logística más específicas.

Diseño de cabinas: Empiece a conceptualizar el diseño de su stand ferial. Piense en el tamaño del stand, los gráficos, el diseño de la exposición, la señalización y los materiales colaterales. Recuerde que el stand es la representación física de su marca; haga que cuente.

Iniciativas de marketing: Empiece a diseñar su plan de marketing para ferias, que puede incluir una campaña de correo electrónico o el uso de plataformas de redes sociales como Facebook, Twitter y LinkedIn.

Inscripción: Póngase en contacto con los organizadores de la feria y reserve el espacio de exposición que haya elegido. Asegúrese de registrarse y solicitar todos los detalles sobre el stand de exposición de la feria.

6-9 meses antes de la feria

A estas alturas, algunas de las áreas principales de la planificación de su feria deberían estar bien encaminadas. Concéntrese en los detalles más sutiles de las estrategias elegidas y los planes de ejecución.

Perfeccionar las estrategias: Compruebe los detalles más pequeños, como las cifras de los objetivos específicos y las métricas del ROI de la feria, los diseños de los stands y las adiciones o cambios necesarios en su estrategia de marketing.

Elaboración de material de marketing: Es el momento de ultimar el material de marketing, incluidos folletos, octavillas, tarjetas de visita, obsequios y artículos promocionales.

Personal de cabina: Identifique sus necesidades de personal para la feria. Planifique sesiones de formación para asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo.

De 3 a 6 meses antes de la feria

Acelere su proceso de planificación centrándose en la logística y las iniciativas de marketing previas a la feria. En este sentido, el correo electrónico puede ser una buena forma de interactuar con el público antes de la feria.

Señalización y material promocional: Asegúrese de tener listos los gráficos, la señalización y el material promocional de la feria. Finalice también los materiales del stand con su proveedor.

Disposiciones de viaje: Empiece a reservar viajes para su equipo de ventas y decida cuál es el mejor método para enviar o transportar su expositor y otros artículos al lugar de celebración.

Lanzar iniciativas previas a la feria: Aproveche las redes sociales, el blog, el correo electrónico y los canales de Facebook y LinkedIn para el marketing previo a la feria. Invite a sus contactos a visitarle en su stand.

1-3 meses antes de la feria

A medida que la planificación de la feria se acerca a su fase final, es hora de hacer comprobaciones y asegurarse de que todo marcha según lo previsto.

Preparativos del evento: Confirme sus fechas de envío y entrega, finalice sus insignias y asegure la producción de su stand.

Marketing de última hora: Continúe con las iniciativas de marketing de última hora previas a la feria y asegúrese de que todo el material de marketing está en orden.

Programar seguimientos: Planifique paquetes de seguimiento inmediato tras la feria para mantener el impulso una vez finalizado el evento.

1 semana antes de la feria

Revise su lista de comprobación y asegúrese de que todo funciona a la perfección en el último tramo de la planificación de su feria.

Confirmaciones: Vuelva a confirmar las fechas de llegada de los envíos de su expositor, artículos promocionales y otros materiales.

Preparación: Imprima las acreditaciones de los expositores con antelación para evitar colas en el registro de la feria.

Revisar la logística: Compruebe de nuevo su calendario y confirme que se han cubierto todos los pasos de acción.

Durante la feria

Ahora es el momento de rentabilizar su duro trabajo. Asegúrate de utilizar tu CRM para gestionar eficazmente tus clientes potenciales y contactos.

Ejecución: Cumpla estrictamente su plan de marketing para ferias, interactúe con los asistentes y asegúrese de que su equipo de ventas genera clientes potenciales de forma constante.

Red: Aproveche la feria para entablar relaciones con otros profesionales del sector.

Después de la feria

Puede que la feria haya terminado, pero su trabajo no. Ha llegado el momento de analizar sus esfuerzos y planificar la próxima feria.

Seguimiento: Analice los clientes potenciales, envíe paquetes de seguimiento de la feria y póngase en contacto con ellos según proceda utilizando su campaña de correo electrónico y CRM.

Evaluación: Evalúe su participación: ¿ha sido un éxito? Compare los objetivos de la planificación de la feria con los resultados reales.

Planificar el futuro: Empiece a planificar su próxima feria. Haga recomendaciones basadas en su experiencia reciente.

Conclusión

Aunque planificación de ferias es complejo y detallado, un calendario completo y una lista de control pueden facilitar considerablemente el proceso. Recuerde que la clave está en empezar pronto y seguir perfeccionando el proceso a medida que avanza. Juntas, estas estrategias pueden ayudar a garantizar que su feria sea un éxito triunfal.

Para que el proceso de planificación de su feria sea aún más fluido, le recomendamos que se asocie con una empresa de servicios integrales para ferias como Aplusexpo. Desde el diseño de su stand diseño de pancartas para ferias hasta las necesidades de almacenamiento y logística, su equipo de experimentados profesionales puede ofrecerle soluciones integrales a la medida de sus necesidades, para que usted pueda centrarse en lo más importante: alcanzar sus objetivos feriales. Planifique bien su feria y deje que Aplusexpo se ocupe de los detalles. El éxito de su empresa ferial está a una llamada de distancia.