Alquiler de expositores para ferias o construcción a medida: ¿Cómo hacer la inversión correcta?

Las ferias comerciales son la mejor plataforma para que las empresas presenten sus productos, servicios e innovaciones a un público muy específico. Sin embargo, cuando se trata de crear un expositor impactante, los expositores se enfrentan a menudo a una decisión crucial: si alquilar un expositor o invertir en uno hecho a medida. Cada opción tiene sus ventajas, sus inconvenientes y sus costes, que pueden repercutir en el rendimiento de la marca en la feria.

Ventajas de las exposiciones de alquiler

Rentabilidad para expositores ocasionales

Para las empresas que asisten a ferias sólo ocasionalmente, el alquiler de un stand ferial es la solución más económica. De este modo, en lugar de comprar un stand especialmente diseñado que sólo se utilizará varias veces al año, un expositor puede alquilar un expositor que se adapte al evento del momento. Los stands de alquiler permiten elegir el tamaño y el tipo de stand, desde pequeños stands en línea hasta grandes stands en isla.

Esta flexibilidad resulta especialmente útil cuando la empresa está probando nuevos mercados o tipos de eventos. El alquiler les permite probar diversas condiciones de exposición sin el compromiso permanente de tener que construir un expositor a medida. Para las pequeñas empresas o las empresas de nueva creación que desean dar a conocer su marca a un coste relativamente bajo, el alquiler es una opción viable que no tiene por qué ser cara.

Presupuesto asequible para múltiples espectáculos simultáneos

Cuando una empresa participa en varias ferias a la vez, el alquiler resulta muy económico. Piense en celebrar tres eventos en Las Vegas, San Diego y otra gran ciudad metropolitana en el mismo mes. Sería poco práctico diseñar un stand a medida para cada evento, ya que llevaría mucho tiempo y dinero. Sin embargo, el alquiler de stands para ferias ofrece la posibilidad de exponer en varios lugares a la vez sin salirse del presupuesto.

Además, las cabinas de alquiler incluyen servicios adicionales como montaje, desmontaje y manipulación de materiales, lo que simplifica la logística. Esto también puede ayudar a reducir costes, sobre todo cuando se hacen malabares con varias ferias y se evita la necesidad de contar con gestores de proyectos dedicados o personal adicional para gestionar estos aspectos.

Flexibilidad de diseño, tamaño y estilo para cada espectáculo

Si desea un diseño sencillo o un stand grande y llamativo con sus propios gráficos, los alquileres le permiten cambiar el aspecto del expositor en función del mercado objetivo de la feria en cuestión. Esto resulta especialmente útil cuando se comercializa en distintos mercados o durante distintos eventos con temáticas diferentes.

Desde un punto de vista creativo, alquilar un stand es una buena oportunidad para adaptar la imagen de su marca a la naturaleza en constante cambio de los distintos tipos de ferias. A diferencia de lo que ocurre con la propiedad, no hay necesidad de ceñirse a un diseño concreto durante años porque siempre se puede cambiar el alquiler. El diseño modular de los stands también permite a las empresas experimentar con distintas configuraciones y tamaños de stand, lo que significa que es relativamente fácil retocar la estrategia hasta que la empresa encuentre la que mejor se adapte a su mensaje de marca.

Sin preocupaciones de almacenamiento, mantenimiento o transporte

En la mayoría de los casos, cuando se alquila un stand, la empresa de alquiler asume toda la responsabilidad del almacenamiento, mantenimiento o transporte del stand. Esto supone un gran alivio para muchos expositores que prefieren dedicar su tiempo y energía a estrategias de marketing que a la logística. Las empresas de alquiler se encargan de todo, desde el transporte hasta la instalación y el desmontaje, dejando a la empresa sin la carga de manipular materiales voluminosos y los gastos derivados de su almacenamiento.

La falta de necesidad de mantener o almacenar un stand de feria también ahorra dinero y recursos de personal. Las empresas pueden continuar desde donde se detuvieron sin muchas complicaciones, sabiendo que su próximo evento está en manos de expertos.

Cumplimiento de diversas normativas sobre ferias comerciales

Las ferias comerciales de distintas ciudades y países tienen sus propias normas y reglamentos, que van desde el tamaño del stand hasta el material utilizado y las medidas de seguridad. No es fácil lidiar con estas normativas, especialmente para quienes asisten a eventos internacionales o de gran envergadura. Sin embargo, el alquiler de un stand significa que la mayoría de estas cuestiones relacionadas con el cumplimiento de la normativa corren a cargo de la empresa de alquiler. Tanto si el evento se celebra en Las Vegas como en San Diego, los expositores pueden estar seguros de que su stand se ajustará a las directrices exigidas sin tener que pensar en ello.

Las empresas de alquiler conocen los detalles más sutiles de las distintas instalaciones y garantizan que todo el diseño de la exposición cumpla la normativa local, aliviando así a los expositores.

Swift se prepara para los espectáculos de última hora

A veces, las oportunidades surgen en el último momento y las empresas necesitan participar en una feria con muy poco tiempo de antelación. Alquilar un stand permite a las empresas aprovechar rápidamente estas oportunidades. Como los expositores de alquiler están prediseñados y disponibles, pueden montarse en una fracción del tiempo que llevaría construir un stand personalizado desde cero.

Esto resulta especialmente útil para las empresas que trabajan con calendarios ajustados o que desean causar una fuerte impresión en un evento espontáneo. La posibilidad de conseguir un stand de aspecto profesional en poco tiempo es una de las principales razones por las que los stands de alquiler siguen siendo una opción popular para muchos expositores.

Desventajas del alquiler de exposiciones

Costes potencialmente elevados para las cabinas más grandes

Aunque los expositores de alquiler suelen ser rentables para stands pequeños o eventos ocasionales, el coste puede dispararse rápidamente para stands más grandes, especialmente los que requieren un diseño personalizado. Si se opta por un expositor de alquiler que ocupe una parte considerable de la superficie de la feria, el precio puede rivalizar con el de construir un stand a medida. Esto puede ser un factor disuasorio para los expositores que deseen maximizar su inversión en la feria.

Los stands de mayor tamaño requieren más manipulación de material, transporte y montaje, lo que puede aumentar considerablemente los costes de alquiler. Llegados a este punto, es posible que las empresas tengan que sopesar las ventajas económicas a largo plazo de comprar un stand a medida en lugar de alquilarlo continuamente para cada evento.

Personalización y especificidad de marca limitadas

Los stands de alquiler, aunque flexibles, suelen tener limitaciones en cuanto a la personalización. Los expositores que buscan un diseño realmente único o características específicas que resalten la identidad de su marca pueden encontrar que las opciones de alquiler carecen de originalidad. Los stands personalizados ofrecen la ventaja de reflejar la visión y la creatividad de la empresa, mientras que los de alquiler pueden obligar a los expositores a renunciar a ciertos aspectos.

Esta limitación puede ser especialmente notable cuando se trata de crear una impresión duradera que se alinee con la imagen de su marca en diferentes ferias comerciales. Aunque las empresas de alquiler ofrecen gráficos y diseños personalizados, es posible que no capten totalmente los detalles específicos o las innovaciones que proporcionaría un expositor construido a medida.

Aumento de los costes a lo largo del tiempo con exposiciones frecuentes

Para las empresas que asisten a numerosas ferias a lo largo del año, el alquiler de stands puede resultar menos económico a largo plazo. Aunque el alquiler supone un ahorro inicial, el gasto acumulado de cada evento puede superar el coste de construcción y propiedad de un stand personalizado. Las empresas que viajan con frecuencia pueden plantearse si la inversión en un stand personalizado puede compensarse con el tiempo.

Alquilar también significa que nunca se es totalmente propietario de la exposición, y este gasto continuo puede sumar, especialmente si la empresa participa en varias ferias de alto perfil al año. Los expositores frecuentes pueden beneficiarse de analizar su estrategia de eventos a largo plazo para determinar si seguir alquilando es sostenible desde el punto de vista financiero.

Posible desgaste por ser de alquiler

Los stands de alquiler, por naturaleza, son reutilizados por múltiples expositores a lo largo del tiempo. Esto significa que existe el riesgo de recibir un stand que haya sufrido cierto desgaste en eventos anteriores. Aunque las empresas de alquiler de buena reputación mantienen bien sus stands, existe la posibilidad de que problemas menores -como arañazos en los materiales o gráficos descoloridos- puedan desmerecer la presentación general del stand.

Tener un stand que no parezca nuevo o pulido puede afectar a la imagen de su marca, sobre todo si compite con expositores más nuevos o hechos a medida.

Problemas de disponibilidad en temporada alta

Durante las temporadas de mayor demanda, como los meses previos a los grandes eventos del sector, la disponibilidad de stands de alquiler de calidad puede ser limitada. Esto puede suponer un reto para las empresas que confían en un diseño o disposición específicos para su exposición. Los estilos más populares o las configuraciones de stands más grandes pueden estar ya reservados con mucha antelación, lo que obliga a las empresas a conformarse con opciones menos que ideales.

Planificar con antelación es crucial a la hora de alquilar un stand, pero incluso con la mejor preparación, no hay garantía de que el alquiler perfecto esté disponible para todos los eventos.

Ventajas de las exposiciones a medida

Totalmente personalizable para la innovación y la creatividad

Una exposición personalizada ofrece a las empresas oportunidades inigualables para dar rienda suelta a su creatividad y construir un espacio único que destaque en el recinto ferial. Al optar por un stand a medida, las empresas tienen pleno control sobre todos los aspectos del diseño, desde la disposición hasta los materiales y los elementos de marca. Esto permite una experiencia completamente personalizada, garantizando que la exposición se alinea perfectamente con la visión y los objetivos de la empresa.

Por ejemplo, una marca que apuesta por la innovación puede incorporar tecnología punta, quioscos interactivos o experiencias envolventes en el stand. Las exposiciones personalizadas ofrecen flexibilidad para integrar características especiales de las que a menudo carecen los alquileres, como diseños de iluminación a medida, intrincados detalles arquitectónicos y configuraciones únicas que crean una impresión duradera en los asistentes. Para los expositores que buscan ir más allá y diferenciarse de sus competidores, un stand de feria personalizado es la opción ideal.

Rentable para la participación frecuente

Aunque los expositores a medida suponen una mayor inversión inicial, con el tiempo resultan más rentables para las empresas que participan con frecuencia en ferias comerciales. Los costes asociados a los alquileres pueden acumularse rápidamente si una empresa asiste a varios eventos al año. Al adquirir un stand a medida, la empresa puede evitar estos gastos recurrentes y repartir el coste inicial a lo largo de varios años de participación.

Además, los expositores personalizados tienden a tener una vida útil más larga, lo que permite a las empresas reutilizarlos en varios eventos y realizar pequeñas actualizaciones o mejoras según sea necesario. Esto los convierte en una excelente inversión a largo plazo para las marcas que se comprometen a mantener una fuerte presencia en las ferias comerciales y buscan sacar el máximo partido a su presupuesto.

Una imagen de marca coherente para construir a largo plazo

Los expositores personalizados ofrecen a las empresas la oportunidad de desarrollar una imagen de marca coherente y cohesionada en todas sus apariciones en ferias comerciales. Al crear un stand que refleja la identidad de la marca en cada detalle -desde los colores y logotipos hasta los materiales y mensajes-, un expositor personalizado refuerza el reconocimiento de la marca a lo largo del tiempo. Esta coherencia genera confianza y familiaridad con los asistentes, lo que resulta crucial para las empresas que acuden a ferias comerciales como parte clave de su estrategia de marketing.

Contar con un stand personalizado que muestre su marca en todo su esplendor en cada evento contribuye a reforzar su relación con los clientes existentes y a atraer nuevos clientes potenciales. El impacto visual y experiencial de un stand personalizado bien diseñado garantiza que su marca permanezca en primer plano mucho después de que finalice la feria.

Más económico para grandes inversiones en cabinas

Para las empresas que necesitan un gran espacio de exposición, los stands a medida pueden resultar más económicos a largo plazo. Los stands más grandes suelen tener costes de alquiler más elevados debido a la escala y complejidad del diseño. Construir un stand a medida que ocupe una superficie considerable en el recinto ferial permite a los expositores ahorrar en gastos de alquiler repetidos, especialmente cuando asisten a numerosas ferias a lo largo del año.

Además, con las construcciones a medida, las empresas pueden adaptar sus stands a sus necesidades específicas sin verse constreñidas por las limitaciones de las opciones de alquiler. Esto puede traducirse en un uso más eficiente del espacio, una mayor participación de los asistentes y, en última instancia, un mayor retorno de la inversión. El gasto inicial de un stand personalizado se compensa con el valor que aporta a lo largo del tiempo, sobre todo para los expositores con calendarios de ferias ambiciosos.

Beneficio de la depreciación de activos

Ser propietario de una exposición hecha a medida ofrece ventajas financieras en forma de amortización de activos. Al igual que otras inversiones empresariales a largo plazo, los stands de ferias pueden amortizarse con el tiempo, lo que proporciona a las empresas posibles beneficios fiscales. Este aspecto de las exposiciones a medida suele pasarse por alto, pero puede ser un factor valioso para las empresas que buscan maximizar el retorno de su inversión.

La amortización de un stand personalizado como activo también ofrece más flexibilidad a la hora de planificar futuras actualizaciones o renovaciones, ya que la empresa puede realizar ajustes en el diseño del stand sin necesidad de empezar desde cero. Esto añade una capa adicional de rentabilidad a las exposiciones personalizadas, en particular para las empresas que planean evolucionar su presencia en ferias con el tiempo.

Inconvenientes de las exposiciones a medida

No tan rentable para expositores ocasionales

Las ventajas de los expositores a medida son que son ideales para empresas que participan en ferias con frecuencia, pero pueden no serlo para empresas que sólo exponen ocasionalmente. El coste de un stand a medida puede ser elevado al principio, y si el stand sólo se utiliza una o dos veces al año, puede no ser lo suficientemente rentable. Para quienes sólo exponen ocasionalmente, los costes de construcción y mantenimiento de un stand propio pueden resultar prohibitivos, por lo que el alquiler es más viable.

Responsabilidad de mantenimiento, logística y almacenamiento

En el caso de un stand personalizado, las empresas son totalmente responsables del mantenimiento, transporte y almacenamiento del stand. Esto implica organizar el transporte del stand a y desde cada evento, comprobar que todos los materiales están en buen estado y encontrar un espacio de almacenamiento adecuado entre ferias. Estas tareas requieren tiempo y recursos, lo que puede resultar costoso, sobre todo para las empresas pequeñas o con pocos empleados.

Los gastos de almacenamiento, por ejemplo, pueden ser elevados en función del tamaño de la caseta que se necesite para guardar los artículos. También está el coste del mantenimiento para garantizar que el stand tenga un aspecto nuevo y sea funcional, y el tiempo y los recursos empleados en instalar y desmontar la exposición en cada evento. Para las organizaciones que no tienen capacidad para realizar estas tareas, las ventajas del alquiler pueden eclipsar el coste de poseer el equipo.

Flexibilidad limitada para cambios importantes después de la construcción

Una vez construida la caseta a medida, no es fácil cambiar el diseño o la estructura de la caseta, ya que esto requerirá mucho dinero y tiempo. Mientras que los expositores de alquiler permiten experimentar con diferentes diseños o estilos para cada evento, un expositor construido a medida se crea con un concepto concreto en mente. Si los requisitos de la empresa para la feria cambian o si se detectan nuevas tendencias en el mercado, cambiar un stand a medida puede resultar muy caro.

Esta falta de flexibilidad puede ser una desventaja para las empresas que desean probar diferentes estilos de exposición o cambiar su enfoque de la feria en función de la acogida que reciban. Los expositores personalizados son muy flexibles y pueden adaptarse a las necesidades del expositor, pero también son estáticos y pueden requerir actualizaciones frecuentes para seguir siendo relevantes.

Tiempos de desarrollo más largos

Crear una exposición a medida lleva tiempo. Las fases de diseño, construcción y pruebas pueden durar varios meses, especialmente en el caso de stands complejos con múltiples funciones interactivas o diseños intrincados. Para las empresas que tienen que participar en un evento con un plazo de entrega muy ajustado, este plazo tan largo puede suponer un reto importante.

En cambio, el alquiler de un stand permite a los expositores evitar el largo proceso de desarrollo y disponer de un expositor listo para su uso en un plazo mucho más breve. Los plazos de entrega más largos asociados a los expositores a medida los hacen menos idóneos para las empresas que necesitan flexibilidad o que modifican con frecuencia su estrategia ferial.

Dependencia de la fiabilidad del proveedor

Crear una exposición a medida implica desarrollar una buena relación con una empresa de exposiciones de confianza. La calidad del producto final, la durabilidad del stand y su eficacia dependen directamente del proveedor y de su trabajo. Si la empresa de exposiciones no entrega lo esperado -ya sea tarde, demasiado caro o mal construido-, el expositor puede acabar con un stand que no cumpla sus expectativas.

Lo último que uno quiere es tener un stand personalizado que no cumpla el objetivo previsto debido a un mal proveedor. Esto hace que la empresa dependa de proveedores externos, lo que es un poco arriesgado porque cualquier problema con el proveedor repercutirá en el rendimiento de la empresa en las ferias.

Cómo elegir entre alquilar una exposición o construirla a medida

Decidir si alquilar o construir un expositor de feria personalizado depende de múltiples factores que se ajustan a sus objetivos empresariales, presupuesto y estrategia del evento.

Aspecto	Alquiler de exposiciones	Construcción a medida
Coste inicial	Menor coste inicial	Mayor inversión inicial
Coste a largo plazo	Mayor si se utiliza con frecuencia	Más rentable a largo plazo
Mantenimiento y almacenamiento	No requiere mantenimiento ni almacenamiento	Requiere mantenimiento y almacenamiento
Logística	Simplificado, a menudo incluido	Más complejo, requiere planificación
Personalización	Opciones de personalización limitadas	Totalmente personalizable
Flexibilidad para los cambios	Gran flexibilidad por evento	Cambios post-construcción limitados
Propiedad de activos	Sin propiedad, en régimen de alquiler	Plena propiedad
Disponibilidad	Depende de la temporada alta	Siempre disponible una vez construido

Elija el alquiler de stands de exposición cuando:

• ● Asiste a ferias con poca frecuencia.
• ● La flexibilidad en el diseño por evento es una prioridad.
• ● Prefieres unos costes iniciales más bajos.
• ● No se desean responsabilidades logísticas ni de almacenamiento.
• ● Probar diferentes mercados o tipos de eventos es un objetivo.

Elija Custom Build cuando:

• ● Participas en ferias con regularidad.
• ● La rentabilidad a largo plazo es importante.
• ● Mantener una imagen de marca coherente es fundamental.
• ● Se necesita una personalización completa para reflejar la identidad de su marca.
• ● Estás preparado para gestionar el almacenamiento, la logística y el mantenimiento.

Consejos para maximizar su inversión en ferias

Explorar las opciones de exposiciones híbridas

Para las empresas que se encuentran en un dilema entre la naturaleza abierta de los alquileres y la personalización de los stands a medida, existen soluciones de exposición híbridas. Se trata de una mezcla de elementos alquilados, como suelos o piezas de exposición, y otras piezas diseñadas a la medida de su marca. Este enfoque le permite presentar un diseño diferente al resto sin tener que recurrir a una construcción completamente a medida, aunque se beneficia de la facilidad de alquilar algunas partes del stand.

Las opciones híbridas son ideales para las organizaciones que desean flexibilidad y, al mismo tiempo, un aspecto personalizado. Por ejemplo, se pueden alquilar componentes estructurales como quioscos y paredes de exposición, pero diseñar aspectos específicos como gráficos, componentes de marca o componentes interactivos. Esta solución ofrece las ventajas del alquiler, que es más barato que comprar, y las de la construcción a medida, que es la posibilidad de diseñar y construir según las preferencias de cada uno.

Estrategias de gestión presupuestaria eficiente

Para rentabilizar al máximo el dinero invertido en la feria, es importante tener en cuenta lo siguiente. En primer lugar, decida a cuántas ferias va a asistir al año y si requieren un stand a medida o un alquiler. Si una organización participa habitualmente en la feria, le resultará más rentable contar con un stand diseñado específicamente para ella. Sin embargo, integrar pequeños componentes de alquiler con una parte central especialmente diseñada también puede ser una buena estrategia para ahorrar dinero.

Otro enfoque consiste en evaluar el tamaño y la ubicación de su stand de feria. Un stand grande en forma de isla puede resultar atractivo, pero a veces un stand pequeño pero bien diseñado en línea, con los gráficos y los elementos interactivos adecuados para un stand de feria, puede crear la misma expectación. No sobrecargue su diseño con demasiados elementos y asegúrese de que la calidad del diseño es lo suficientemente buena como para ofrecer al usuario una experiencia interesante sin tener que gastar demasiado en el espacio extra.

Asociarse con empresas de exposiciones fiables

Independientemente de si decide alquilar o hacer construir un nuevo stand, es importante trabajar con una empresa de stands para ferias de renombre. Una empresa de exposiciones fiable no sólo suministra material de buena calidad, sino que también colabora en el montaje, desmontaje y transporte. Busque empresas que lleven muchos años en el sector del alquiler, el diseño y la gestión de proyectos de stands para ferias, de modo que le garanticen servicios profesionales desde el momento en que contrata a la empresa hasta que recibe su stand.

A la hora de elegir un socio, asegúrese de conocer los comentarios de los clientes, su cartera de productos y su capacidad para trabajar con stands de distintos tamaños y diseños intrincados. Un aliado fiable puede ayudarle con el alquiler o la construcción de un stand desde cero para que usted pueda concentrarse en lo más importante: impresionar a los visitantes del evento.

Conclusión

Tanto el alquiler de stands para ferias como la construcción de stands a medida tienen sus ventajas e inconvenientes, y la elección correcta depende de las necesidades específicas de su empresa y de la estrategia del evento. Los alquileres ofrecen flexibilidad, menores costes iniciales y comodidad para las empresas que participan ocasionalmente o necesitan diseños variados. Por otro lado, los stands a medida ofrecen una personalización sin precedentes, ventajas económicas a largo plazo para los expositores habituales y una presencia de marca coherente.

Si considera detenidamente su calendario de ferias, los requisitos de su stand y su presupuesto, podrá tomar una decisión bien fundamentada. Tanto si opta por el alquiler como por la construcción a medida, el objetivo final es crear una experiencia atractiva y memorable que mejore la visibilidad de su marca y deje una impresión duradera en los asistentes.

Aplus Expo: Constructor de stands feriales de confianza

Cuando se trata de la construcción o alquiler de exposiciones de la feria, la asociación con una empresa como Aplus Expo asegura la paz de la mente y una experiencia de feria sin problemas. Con años de experiencia y un equipo dedicado a la gestión de proyectos, Aplus Expo se especializa en el diseño personalizado de stands para ferias, alquileres y logística en los principales lugares de exposición como Las Vegas, Orlando, Chicago y más allá.

Nuestro equipo creativo puede ayudarle a hacer realidad su visión, ofreciéndole distintos tamaños de stand y opciones flexibles que se adapten a sus necesidades específicas. Desde la gestión de la logística como el envío y la instalación para garantizar el cumplimiento de diversas regulaciones de la feria, Aplus Expo hace que sea fácil para que usted pueda centrarse en lo que más importa - mostrando su marca en su mejor momento. Tanto si desea alquilar un stand para un evento de última hora como construir una exposición totalmente personalizada, Aplus Expo le ofrece la experiencia y el apoyo necesarios para garantizar el éxito de su feria.