El mal necesario de las reuniones posteriores a los actos

El evento ha terminado, lo has desmontado todo y estás preparado para irte a casa a darte una buena ducha caliente y dormir lo que tanto necesitas. Sólo hay un problema. Bueno, no es exactamente un problema porque eres un organizador de eventos bueno y responsable. Sin embargo, tienes que hacer un informe posterior al acto y establecer el orden del día. En este artículo analizaremos esta cuestión y la mejor manera de llevar a cabo esta reunión tan necesaria.

Procrastinar

Esto puede funcionar de dos maneras. A veces, un evento dura varios días y es necesario hacer un resumen diario, por muy cansado que esté todo el mundo. Así se garantiza que se aprenden las lecciones y se rectifican los errores para que el próximo espectáculo sea mejor que el anterior. Lo que vamos a decir a continuación sigue siendo válido en estos casos. Sin embargo, si se trata de un resumen de todo el evento (o si se trata de un solo día), mi sugerencia es celebrar la reunión al menos un día después de que haya terminado el evento.

Como licenciada en Historia, puedo decirle que determinados documentos gubernamentales sólo se desclasifican transcurrido un periodo de tiempo determinado, y una de las razones de que sea así es que así se despeja la niebla de las emociones antes de que la gente tenga acceso a información potencialmente sensible. A una escala mucho menor, esto se aplica también a sus empleados o a usted mismo. La proximidad en el tiempo de un suceso significa que la adrenalina o las emociones aún persisten y esto puede afectar a la forma de evaluar las cosas. Sin duda, querrás ser lo más analítico y objetivo posible, y la mejor manera de hacerlo es después de haber dormido bien por la noche y de haberte distanciado un poco de los acontecimientos del día.

No se tome las cosas como algo personal

Parece algo bastante obvio de decir, pero lo dejaré aquí. Juega al balón y no al hombre.

Confianza // Sea específico

Dicho esto, sin embargo, debo retomar un tema que he utilizado muchas veces en artículos anteriores (y no sólo para aumentar mi número de palabras). Se trata de la confianza. Has contratado a personas para que hagan su trabajo y lo que tienes que hacer es creer que pueden hacerlo. Si no cree que están haciendo lo que se necesita, entonces la responsabilidad es suya y debe revisar 1) sus prácticas de empleo o despliegue, 2) sus métodos de formación en el puesto de trabajo, o 3) sus propias habilidades (o la falta de ellas) como líder.

Esto es importante de cara al orden del día de las reuniones posteriores a la presentación. Evite hablar sólo en términos generales o ser francamente condescendiente durante el análisis. Piénselo en términos de competición deportiva: como entrenador, si todo lo que hace es decir cosas como "ataquen más" o "jueguen mejor", no sería de extrañar que su competencia se viera pronto menoscabada por su equipo. En lugar de eso, lo que hay que hacer es señalar las cosas concretas que han ido mal y cómo corregirlas, idear nuevas soluciones tácticas para superar los problemas previstos, o señalar lo que se ha hecho bien para motivar y animar a tu equipo.

Lo mismo ocurre con la gestión de eventos. Sea específico sin ser personalista y confíe en que todo el mundo conoce ya el trabajo que debe hacer. Esto contribuirá en gran medida al éxito de la reunión posterior al evento.

Siente el humor

Después de haber hecho todas las cosas básicas, como determinar el orden de la reunión y qué se discute y cuándo, tu trabajo como líder y facilitador es sentir el clima en la sala y hacer los ajustes necesarios. Sí, los detalles sobre el presupuesto son cruciales para cualquier empresa, pero machacarlos sin parar durante horas puede tener un efecto gravemente perjudicial en el equipo. Sepa cuándo mezclar las cosas para mantener a todo el mundo despierto e interesado y las reuniones serán mucho más eficaces.

Eso es

Como dije al principio de este artículo, las reuniones posteriores a un evento son un mal necesario que a nadie le gusta demasiado. Sin embargo, son vitales para que tú y tu equipo aprendáis y avancéis para el día siguiente o para otros proyectos. Con este pequeño marco, esperamos que puedas empezar a pensar en cómo mejorar tus sesiones y realizar análisis fructíferos y productivos.