Dominar la generación de contactos en ferias: Su guía definitiva

Las ferias comerciales siguen siendo valiosas vías de crecimiento tanto personal como empresarial. Es importante tener en cuenta que el éxito no sólo viene determinado por la asistencia al evento, sino por lo bien que uno se haya preparado con estrategias eficaces para la generación de contactos. Esta Guía se centra en las estrategias directas y sus acciones relacionadas que garantizan el éxito en una feria comercial, al tiempo que evitan los errores comunes que suelen asociarse a estos eventos. Mediante el uso de las estrategias descritas, se garantiza que el evento comercial no sea una carga financiera, sino una inversión que aumente los beneficios.

Planificación estratégica previa a la presentación para captar clientes potenciales

Es exacto decir que el éxito de las ferias comerciales empieza con mucha antelación. Fijar en el calendario una fecha marcada como "Día de la feria" no sirve de nada y debe evitarse a toda costa. Las cosas no cambian, ya que cada feria tiene sus propios objetivos y expectativas que cumplir. Algunos de los clientes potenciales pueden llegar a través de la estrategia del embudo superior, que invita a los asistentes a comprometerse plenamente. Al fin y al cabo, antes de emprender cualquier actividad de marketing ferial es necesario determinar quiénes son sus clientes ideales.

1. Defina su público objetivo: Este es qquizás el paso más vital de todos, y uno se basa en él, uno ha establecido un buen ritmo para el resto de las cosas que siguen. Antes de diseñar esfuerzos de marketingSi durante el salón se organizan actividades, iniciativas u otras atracciones, hay que tener en cuenta al menos un factor externo. Es muy importante saber hasta qué punto un asistente puede ausentarse del salón sin sentir ninguna pérdida. Además, ¿cuáles son los puntos de interés y los factores que parecen conformar la multitud?

Sugerencias: Desarrolle un perfil de comprador para sus clientes potenciales ideales. Estos perfiles detallados deben incluir sus cargos, el tamaño de la empresa, los retos del sector e incluso sus canales de comunicación preferidos. Utilice esta información para adaptar sus mensajes, elementos visuales e incluso los tipos de preguntas que su equipo formulará en la feria.

2. Establecer objetivos cuantificables: "Establecer objetivos siempre es admirable, pero sin metas cuantificables, se convierte en un deseo". Los esfuerzos de generación de leads deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos (también conocidos como SMART). Cuando se trate de la generación de clientes potenciales, no se centre únicamente en el número; evalúe también la calidad. Anote cuántos clientes potenciales cualificados, cuántas citas de ventas concertadas o cuántas demostraciones posteriores a la feria programadas.  

Sugerencias: En lugar de "conseguir más clientes potenciales", proponte "conseguir 150 clientes potenciales cualificados, 20 llamadas de descubrimiento y 5 citas de demostración". Asigne un valor monetario a cada tipo de cliente potencial en función de las tasas de conversión de su embudo de ventas. Esto le permite proyectar su ROI potencial y realizar un seguimiento preciso del rendimiento.

3. Seleccionar la feria adecuada: Diferentes ferias tienen diferentes tratos. Incluso la pancarta mejor lustrada en la feria equivocada es un coste hundido. Investigue el historial de participantes y expositores. ¿Coinciden los asistentes con su público objetivo? ¿Está el tema de la feria relacionado con su producto o servicio?

Sugerencias: Solicite un informe posterior a la feria de años anteriores para conocer las cifras de asistencia, los principales sectores representados y los tipos de asistentes. Busque testimonios de antiguos expositores. Considere la posibilidad de asistir primero como visitante a una feria relevante para calibrar de primera mano el ambiente y el público.

Crear una experiencia irresistible en la cabina

Decir que su feria es un stand es quedarse corto. Sirve como reflejo de su empresa a la vez que publicita su negocio. Para un fabricante de stands y construcciones para ferias, crear una experiencia atractiva en el stand es cuestión de un diseño inteligente que exprese su valor y ofrezca una interacción adecuada.

El objetivo no es solo tener un aspecto llamativo, también debe crear una atmósfera que cautive, informe y absorba a los clientes potenciales. Considere su stand como una brújula. Debe estar orientado a atraer a su clientela preferida a través de su diseño, disposición y funcionalidad.

Los mensajes acogedores y amables les incitan a pasear por su stand, mientras que los mensajes claros comunican al instante cuál es su oferta. Los elementos interactivos captan tanto la atención como la participación activa, ya sea mediante demostraciones de productos, pantallas táctiles o actividades de entretenimiento. Esto ayuda a mejorar la percepción y la conexión que el transeúnte tiene con la marca.

Su stand es una combinación de atractivo visual y eficaces herramientas de generación de contactos. Es sofisticado y funcional, que Aplus Expo inculca en cada proyecto ha ayudado a transformar el diseño y la construcción de stands de ferias comerciales (visite aplusexpo.com para ver nuestra cartera), asegurando que cada espacio es cómodo para el compromiso y la conversación, mientras que al mismo tiempo perfectamente adaptado a los objetivos de captación de clientes potenciales.

El lema por el que nos regimos en Aplus Expo es "Una mente, un mismo objetivo". Funcionamos como una extensión de su equipo con un enfoque en la optimización de la exhibición y publicidad de su marca y productos para asegurar que su ROI se maximiza. Garantizamos una comunicación bidireccional eficaz, ya que tratamos de comprender todas sus especificaciones para dar vida a todas sus ideas.  

Están formados por nuestros equipos especializados en marketing, diseño, transporte e impresión, instalación y desmontaje. Construimos, diseñamos, imprimimos y, en última instancia, entregamos su stand de feria ideal. Todos sus deseos serán atendidos con profesionalidad y dedicación.  

Interacciones atractivas: Maximizar los contactos in situ

La magia se produce en cuanto su llamativo stand está montado y la gente empieza a interactuar con su marca. Su equipo sobre el terreno desempeña un papel fundamental para garantizar que el interés se convierta en clientes potenciales cualificados. No basta con conocer los productos, también es importante escuchar y hacer preguntas, y una actitud entusiasta marca la diferencia.  

1. Escucha activa y comunicación: No se trata de lo que dices, sino de lo que oyes. La mayoría de los expositores meten la pata en el momento en que empiezan a formar un discurso sin entender las necesidades del visitante. Eso es sencillamente ineficaz. En su lugar, arroje luz sobre el enfoque de la investigación. También puede aprovechar las redes sociales haciendo que miembros de su equipo supervisen y respondan a las menciones o preguntas sobre su marca o sus productos en tiempo real, directamente en las plataformas de las redes sociales.

Sugerencias: Prepare a su personal para plantear preguntas abiertas que puedan suscitar el debate: "¿A qué retos se enfrenta actualmente en [área industrial pertinente]?". Además, enséñeles a abstenerse de hacer preguntas que inviten a responder con un "sí" o un "no". Escuche atentamente sus respuestas, descubra los puntos débiles precisos que puede abordar con su solución y enmarque su respuesta como la respuesta ideal a sus preocupaciones. 

2. Formación de equipos y etiqueta en el stand: Los representantes son la cara pública de la empresa de la que proceden. Por ello, su perspicacia comercial y su compromiso total con el público son fundamentales. Un equipo bien formado garantizará una comunicación coherente y una captación óptima de clientes potenciales.

Sugerencias:

• Conocimiento del producto: Es necesario que cada persona entienda la gama de productos y líneas de productos, e igualmente necesario saber cómo traducir de forma única las características en beneficios de un nuevo producto personalizado para el público.
• Calificación de clientes potenciales: Elabore y documente una serie de criterios para determinar un cliente potencial cualificado para su equipo antes de que empiece la feria. Anime a su equipo a buscar estos criterios, como la presencia de un presupuesto, autoridad, necesidades, plazos... BANT. También puede ofrecer incentivos a los clientes potenciales cualificados para que sigan participando.
• Juegos de rol: Múltiples simulacros de situaciones habituales, como preguntas de bienvenida sobre temas candentes y simulacros de situaciones para alejarse cortésmente de visitantes que no son el objetivo. Considere la posibilidad de incorporar juegos interactivos o actividades que proporcionen acceso o información exclusivos, para que la interacción sea más memorable.
• Programa de descansos: Asigne suficientes descansos para mantener altos los niveles de energía y, al mismo tiempo, posponer la posibilidad de agotamiento. Un equipo agotado es un equipo improductivo. 
• Evite las distracciones: Reafirme la prohibición de teléfonos, de comer dentro del stand y de reunirse excesivamente fuera del mismo. Mantenerse centrado en los clientes potenciales debe ser su objetivo principal.

3. Preguntas estratégicas para la cualificación de clientes potenciales: Cada conversación tiene como objetivo establecer si la persona que interactúa con la empresa es un lead potencial y cómo de fuerte (cualificado) es en caso de que lo sea.

Sugerencias: Utilice un enfoque piramidal para las preguntas. Empiece por arriba, pregunte por sus intereses y vaya profundizando hasta llegar a los que requieren un mayor apoyo en la toma de decisiones. Por ejemplo:

• "¿Qué espera conseguir asistiendo a este espectáculo?" (Interés general)
• "¿A qué retos específicos se enfrenta en [el área de su producto]?" (Pain Points)
• "¿Cómo afronta esos retos?" (Soluciones actuales) 
• "¿Cuál es el plazo de implantación de la nueva solución?" (Urgencia) 
• "¿Quién es el responsable general de las decisiones relativas a estas soluciones en la empresa?". (Autoridad) Esta forma secuencial de preguntar le ayuda a determinar el tiempo que debe dedicar a una conversación.

Aprovechar la tecnología para captar clientes potenciales sin fisuras

Las notas escritas a mano tienen tanto sentido en el mundo digital como los mapas de papel en la era del GPS. La tecnología puede mejorar el proceso de captación de clientes potenciales para crear repetición, seguridad, eficacia y seguimiento instantáneo. Integrando soluciones tecnológicas de gran alcance, su generación de prospectos pasa de ser un frenético escarceo a un proceso fluido y armonioso.

1. Aplicaciones de captación de clientes potenciales: Estas aplicaciones móviles, a menudo compatibles con smartphones o tabletas, sustituyen a los formularios físicos y los escáneres de tarjetas de visita. Permiten a su equipo introducir directamente la información de contacto de los clientes potenciales, añadir notas de cualificación e incluso categorizarlos en el momento, lo que garantiza que pueda ofrecerles contenido exclusivo como incentivo. Esto garantiza una captación de clientes potenciales eficaz y una recopilación de datos eficiente.
2. Integración CRM: La perfecta integración de la tecnología de captación de clientes potenciales con su sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es una de las características más importantes de la tecnología de captación. No es necesario introducir los datos después de la feria, ya que los clientes potenciales están listos para su seguimiento inmediato, lo que agiliza el proceso de generación de clientes potenciales.
3. Códigos QR y contenido digital: Coloque estudios de casos, folletos e incluso páginas de inscripción a demostraciones en su stand para que los visitantes puedan escanear los códigos QR directamente para escanear la tarjeta de identificación y acceder. De este modo se reduce el material colateral físico y se obtienen estadísticas de recogida precisas.

Sugerencias: La tecnología debe integrarse y probarse a fondo antes de la feria tecnológica. Asegúrese de que sus trabajadores están formados para utilizar los dispositivos. Tenga preparado un plan de reserva, como formularios en papel, por si hay contratiempos técnicos.

Mejores prácticas y tecnología para la captación de clientes potenciales：

Nutrición posterior a la presentación: De clientes potenciales a clientes fieles

El verdadero valor derivado de su inversión en ferias no se materializa en el recinto ferial, sino en los días y semanas posteriores al evento. Ignorar su estrategia de seguimiento es, si no el mayor error que puede cometer una empresa, como plantar una semilla y no regarla nunca; lo cual es mucho más perjudicial. Esta fase implica trabajar para transformar una mera lista de contactos en una sólida canalización llena de clientes potenciales cualificados que buscan su oferta y clientes fieles. Se trata de mover a los clientes potenciales a través de su embudo de conversión con eficacia.

1. En primer lugar, el plazo óptimo para el seguimiento es de 24 a 48 horas. Pasado ese plazo, su stand y la conversación mantenida comenzarán a desvanecerse de la memoria de los asistentes. Cuando se trate de correos electrónicos, asegúrese de que no sean genéricos. Es preferible que sean personalizados y dirigidos específicamente a una persona que masivos.

Sugerencias:

• Reestructure la temperatura de sus clientes potenciales: Asigne en función de sus criterios de cualificación: Calientes (totalmente receptivos a las ventas), Templados (algo inclinados, necesitan persuasión) y Fríos (marcan el ciclo a largo plazo o no están cualificados). Esto ayuda a identificar sus leads de calidad y sus leads valiosos.
• Comunicación personalizada: Mencione conversaciones concretas, temas de interés común o consultas realizadas en el stand, ya que indican que les prestó atención y respetó su tiempo. "Fue un placer hablar de X con usted en nuestro stand. Como ha señalado, Y podría ser una solución prometedora para Z, el reto al que se enfrenta".  
• En su lugar, ofrezca valor: Absténgase de ofrecer ventas. Ofrezca directamente contenido relevante, como un libro blanco, un caso práctico, un vídeo de demostración o incluso responda a sus necesidades con una entrada de blog.  

2. Campañas de captación de clientes potenciales: Para los clientes potenciales "calientes", una secuencia de nutrición de mayor calidad les ayuda a avanzar por el embudo de ventas. No se trata de un único correo electrónico, sino de una secuencia diseñada para enseñar, generar confianza y exponer y mitigar objeciones de forma secuencial a lo largo del tiempo.  

Sugerencias:

• Enfoque multihíbrido: Los correos electrónicos pueden combinarse con conexiones de LinkedIn, llamadas telefónicas de seguimiento (para clientes potenciales) o incluso enviarse por correo postal para un enfoque más personalizado.  

• Ubicación del contenido: Coloque el contenido en función de la fase en la que se encuentre el cliente potencial en el recorrido del comprador. Los clientes potenciales en fase inicial necesitan más material educativo, mientras que los más avanzados pueden necesitar comparaciones de productos o testimonios.  

• Flujos de trabajo automatizados: Utilice herramientas de automatización del marketing para iniciar secuencias de correos electrónicos en función de la puntuación de los clientes potenciales o de interacciones concretas, como la descarga de recursos.

Mejores prácticas para nutrir a los clientes potenciales después de la exposición：

Medir el ROI: Optimizar las ferias del futuro

Las ferias comerciales son pabellones llenos de stands y recursos listos para ser utilizados sin ningún tipo de seguimiento del retorno de la inversión; esta estrategia puede compararse a los juegos de azar. Saber si sus esfuerzos de marketing ferial han funcionado o no es necesario para obtener valor de los dólares gastados en el futuro. Este análisis ayuda a perfilar un enfoque refinado que guíe estratégicamente el gasto, pasando de ver los gastos como un sumidero a reutilizarlos como ahorros para su próxima feria comercial. Aquí no hay conjeturas. Para evaluar el retorno de la inversión hay que hacer números y utilizar otras herramientas que proporcionen información valiosa sobre el verdadero valor del equipo para la empresa.

1. Establezca criterios de evaluación: Asegúrese de establecer los criterios de evaluación previos al evento para hacer un seguimiento de su éxito. Medir el éxito en función del número de clientes potenciales será demasiado simplista y un mal objetivo. ¿Cuál es el tamaño medio de la operación que obtendría de un cliente potencial cualificado? ¿Cómo es su ciclo de ventas? Estas cifras constituyen una parte esencial de la evaluación de los resultados obtenidos.

Sugerencias:

• Coste por contacto. Asigne un coste a un contacto cualificado dividiendo los costes totales de la exposición (incluidos stand, viajes, personal y marketing) por el número de contactos generados.
• Coste por oportunidad. Asigne un valor a los clientes potenciales totales dividiendo los costes totales de la exposición por las oportunidades de venta creadas a partir de la feria.
• Atribución de ingresos. La mejor forma de medir el retorno de la inversión es de la siguiente manera: haga un seguimiento de los ingresos que se puede afirmar que se han generado a partir de los contactos captados en la feria durante un periodo de 6 a 12 meses. Esta métrica del retorno de la inversión debe ser su máxima prioridad.
• Seguimiento de la conversión. El seguimiento del porcentaje de clientes potenciales brutos que se convierten en clientes potenciales cualificados, de clientes potenciales cualificados en oportunidades y de oportunidades en acuerdos cerrados proporciona información útil, especialmente cuando se supervisa en tiempo real.

2. Análisis y comentarios posteriores a la presentación: Complemente sus análisis de ventas y marketing con los de los equipos. ¿Cuáles fueron las conclusiones? ¿Qué fue bien? ¿Qué hay que mejorar? Estas percepciones se suman a las métricas de datos cualitativos. 

Sugerencias: Celebrar una reunión post mortem con todos los equipos implicados y debatir:

• La eficacia del diseño y la ubicación del stand.
• La calidad de los clientes potenciales reunidos (por ejemplo, "¿los consideraría realmente cualificados?")
• Rendimiento del equipo y necesidades de formación continua.
• La eficacia de los procedimientos de captación y seguimiento de clientes potenciales.
• Problemas que surgieron y cómo se abordaron.

Errores comunes y buenas prácticas a evitar

Las ferias comerciales -incluso si se planifican y ejecutan con esmero- suelen ceder ante los escollos más comunes. Identificar estos problemas con antelación permite tomar medidas correctivas inmediatas que no solo mitigan estos obstáculos, sino que los transforman en oportunidades para mejorar el enfoque. 

1. Metas definidas Ausencia de objetivos claros:

• Error: Asistir a una feria sin objetivos definidos de cantidad, calidad o resultados deseados. Esto conduce a esfuerzos de generación de contactos sin rumbo y a dificultades para medir el éxito.
• Buena práctica: Como en todas las ferias, recuerde establecer objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado). Ejemplo: En un plazo de tres meses, llenar el pipeline del equipo de ventas con 100 oportunidades de venta cualificadas que se conviertan a no menos de 20%. 

2. Personal poco formado:

• Error: Liberar al personal para que interactúe en el stand sin proporcionarle formación sobre cualificación de clientes potenciales, habilidades de comunicación o formación sobre productos. Su objetivo principal sería reunir el mayor número posible de tarjetas de visita, lo que dificultaría la aplicación de estrategias eficaces de generación de contactos.
• Buena práctica: Es obligatorio programar sesiones de formación con todo el personal antes de la feria. Ilustre la escucha activa y la formulación de preguntas de cualificación, explique la tecnología de captación de clientes potenciales, los perfiles de cliente ideal y haga hincapié en que lo importante es la calidad, no la cantidad. 

3. Comportamiento pasivo de la cabina:

• Peligro: los empleados se sientan y se relacionan internamente con las personas de su grupo. Mirar el teléfono, comer y mantener conversaciones internas no relacionadas con el trabajo es una señal de "no molestar" para los transeúntes, lo que afecta negativamente a la experiencia de los asistentes.
• Buenas prácticas: El personal debe estar de pie e invitar a los transeúntes con un compromiso activo. Fomente un ambiente enérgico y acogedor. Piense en su personal como embajadores que comercializan activamente sus productos, en lugar de dispositivos estáticos en exhibición.

4. Seguimiento genérico:  

• Error: Envío masivo de correos electrónicos genéricos a todos los clientes potenciales, independientemente de su nivel de interacción y cualificación. Los correos electrónicos genéricos tienden a dar malos resultados en cuanto a tasas de apertura y cancelación de suscripciones.
• Buenas prácticas: Segmente los clientes potenciales según su nivel de cualificación (caliente, cálido, frío) y adapte los mensajes de seguimiento. Cite conversaciones universales importantes para ellos y añada valor útil para ellos. La actividad es primordial: haz un seguimiento en uno o dos días.

5. Ignorando el Análisis Post Show:

• Error: Tratar la feria como si fuera el único evento sin analizar datos, recopilar opiniones o calcular el retorno de la inversión. En otras palabras, intentas conseguir algo pero, en la práctica, no te reportará ningún beneficio.
• La mejor práctica: Organice una reunión informativa posterior a la feria. Examine la calidad de los contactos, las tasas de conversión y los costes. Actualice sus estrategias de marketing con estos datos para futuras ferias, ya que siempre hay margen de mejora.

6. Excesiva dependencia de los regalos:

• Error: Prestar atención únicamente a atraer a los visitantes con regalos de bajo precio en lugar de atraerlos con su trabajo. Esto atrae a "cazadores de regalos" y no a verdaderos clientes potenciales.  
• Buenas prácticas: Aborde los artículos de regalo con un análisis cuidadoso. Opte por artículos de mayor valor que estén relacionados con el negocio y requieran una forma de interacción para ser obtenidos. O utilice un sorteo en el que la participación pueda fomentar un mayor compromiso y la captación de clientes potenciales (por ejemplo, "¡Deje su tarjeta de visita para ganar x!"). Recuerde que su producto/servicio en sí debe ser la herramienta poderosa para atraer clientes potenciales.

Como ocurre con todo lo que merece la pena, el éxito es el resultado de un trabajo continuo y de pasos inteligentes de optimización, y esto también es cierto para dominar la generación de contactos en ferias comerciales.

Este nivel de presencia en ferias comerciales puede elevar los negocios ordinarios al siguiente nivel, reforzado por la garantía de que cada interacción puede conducir a asociaciones de éxito.