Comprar Vs. Alquilar: Elegir las soluciones adecuadas para asistir a ferias comerciales

Nota: Todas las fechas están sujetas a cambios a la luz de COVID-19

Asistir a una feria comercial es una gran empresa, que requiere mucho tiempo, recursos y planificación. En la mayoría de los casos, suele llevar meses, y la mayor parte de las operaciones comerciales se suspenden; así son las grandes ferias. La parte positiva es que, si lo haces de la manera correcta, tu negocio puede que nunca vuelva a ser el mismo, ya que te abriría nuevas puertas. Sin embargo, todo el que asiste a una feria suele enfrentarse a una gran pregunta: ¿alquilar o comprar?

Vamos a analizar esta pertinente cuestión y ver cómo funciona cada una de las opciones, sus ventajas e inconvenientes, y las cosas que hay que tener en cuenta a la hora de elegir una u otra. Si está pensando en asistir a una feria en un futuro próximo pero no tiene ni idea de qué hacer o por dónde empezar, está en el lugar adecuado. Siga hasta el final para aprender un par de cosas que le ayudarán en el camino.

Lo esencial para una feria

Antes de entrar en el debate sobre si comprar o alquilar, conviene saber qué es exactamente lo que se va a alquilar o comprar para la feria. Hay ciertos artículos esenciales que uno tiene que tener si alguna vez la esperanza de tener un día de éxito en la feria. Entre ellos se incluyen los siguientes.

Cabinas

Estos son los compartimentos y los espacios que albergarán sus mercancías y productos. Un stand ferial alquiler varía en función del tamaño de lo que se quiera presentar. Los stands para muebles, por ejemplo, tienen que ser más grandes que los destinados a objetos pequeños, como aparatos electrónicos. La elección de un stand suele ser la primera decisión que hay que tomar, ya que determina el desembolso de todo lo demás. También es una de las tareas más costosas, por lo que ocuparse de ella en primer lugar le ayudará a despejarse, permitiéndole ocuparse de otras cosas.

Ayudas visuales

Se trata de las pizarras inteligentes, las pantallas de visualización, las ayudas sonoras y muchas más. En una feria no puedes ocuparte de todo. No puede explicar cada detalle a todas las personas que acuden a su stand, aunque cuente con un gran equipo de personal. Necesitará la ayuda de alquiler de expositores para ferias y ayudas sonoras que expliquen de qué se trata en un formato bien presentado. Alquiler de expositores para ferias son lo que observarán los visitantes que acudan a su stand y, si tienen alguna otra pregunta, podrán dirigirse a usted.

Mostrar artículos

Son lo más importante, la razón por la que acude a la feria. Los artículos de exposición son todos los productos especiales que desea mostrar a la gente en función del tipo de negocio al que se dedique. Hay que empaquetar lo mejor que se pueda encontrar, ya que lo que se pretende es dejar huella en los visitantes que acudan a su stand. Los artículos tienen que presentarse de la mejor manera posible, mostrando sus mejores facetas. Así que tómese su tiempo a la hora de seleccionarlos, ya que pueden hacer o deshacer todo su plan.

Tarjetas de visita

Las tarjetas de visita son su tarjeta de visita; con ellas se asegura de que la gente haga un seguimiento posterior. Cada visitante que entre en su stand debe dejar su tarjeta de visita y llevarse la suya. Alquiler de stands para ferias son un lugar muy concurrido, y es fácil que la gente recuerde todos los lugares que puede haber visitado, pero un solo vistazo a una tarjeta de visita que haya podido llevar conectará inmediatamente los puntos en su cabeza y recordará de qué va usted vestido. Así que imprima tantas tarjetas de visita como pueda cuando vaya a una feria.

Refrescos

Estará de pie y se moverá mucho, por lo que debe ir bien provisto de todos los refrescos que puedan darle energía. Las ferias suelen ser un hervidero de actividad, desde atender a los visitantes hasta mostrar un artículo cien veces a varias personas. Todo esto puede pasar una factura enorme a tu cuerpo, y recargarte cada pocos minutos es lo que tienes que hacer si esperas llegar al final del día de una pieza. Lleve consigo los refrescos que necesite o cómprelos en el recinto si puede.

Botiquín de primeros auxilios

La buena noticia es que probablemente no necesitará un botiquín de primeros auxilios durante todo el tiempo que asista a la feria, pero es útil estar preparado porque nunca se sabe lo que puede ocurrir. Tener un botiquín de primeros auxilios es algo que todo el mundo debe considerar como un elemento obligatorio para llevar a todas partes porque todo el estar de pie y caminar puede tener algún efecto negativo en una persona. Lo último que querrías es acabar desmayándote en medio de una presentación en un lugar abarrotado de gente y sin ayuda médica a la vista por el bien de todos los miembros de tu equipo. Asegúrate de llevar contigo un botiquín de primeros auxilios.

Material para suelos

La zona de su stand debe tener una buena moqueta en el suelo para facilitar el movimiento y por motivos estéticos. Tiene que entender que todo lo que decida añadir a cualquier parte del alquileres para ferias se convierte en parte de la presentación; por lo tanto, asegúrese de que los colores y todo lo demás combinen bien para realzar el efecto visual de todo el stand. Algunas ferias vienen con un esquema de moqueta uniforme, pero si eso no complementa su stand, no dude en buscar otro que sí lo haga.

Muebles

La gente necesita sentarse, ya sean sus empleados, usted mismo o los visitantes que entran en su empresa. alquiler de stands. Puede que el espacio no permita colocar muchas sillas y sofás, pero conviene tener un par de ellos cerca. En sillas de cabina le resultará muy útil cuando un visitante o un inversor que se interese por su stand quiera charlar con usted. Su personal necesitará hacer descansos, por lo que disponer de cómodas tumbonas para ellos contribuirá en gran medida a garantizar el éxito que está buscando.

Telones de fondo y soportes para pancartas

Las ferias de muestras son lugares perfectos para una publicidad agresiva; si hay un evento en el que debe ir a por todas con la visibilidad de su marca, es éste. Consiga todas las pancartas que muestren su empresa y a qué se dedica para que la gente se haga una idea completa de a qué se dedica exactamente. Estos pancartas y telones de fondo pueden situarse en cualquier parte del stand donde la gente que pase pueda verlos bien. Así es como se genera interés en una feria.

Productos de limpieza

Le sorprenderá lo rápido que puede ensuciarse el stand. Un solo día de feria puede acabar con cientos de visitantes entrando en su stand; no hace falta decir que la suciedad se acumulará con el tiempo y, para garantizar que el stand siga teniendo un aspecto impecable, tendrá que limpiarlo constantemente cada vez que pueda. Tenga papeleras cerca y a alguien preparado para limpiar cada pocos minutos.

Regalos para clientes

Por último, y lo más importante, debe tener obsequios para los clientes, no para todos, sólo para aquellos que muestren verdadero interés comprando algunos de los productos expuestos. Estos sorteos y premios son los que atraerán a más gente a su stand y, al mismo tiempo, dejarán un gran impacto en cualquiera que reciba un regalo. Acabarán corriendo la voz sobre su empresa, y ese es el nivel de publicidad que no se puede comprar.

Comprar o alquilar

Acaba de hacer su lista de las cosas que necesita para su feria; es hora de tomar la decisión entre alquilar lo que necesita o directamente comprarlo. Cada opción tiene sus ventajas e inconvenientes, su presentación visual y, dependiendo de varios factores, tendrá que tomar una decisión rápidamente.

Comprar

La compra consiste en adquirir todo lo necesario para la presentación de la feria, desde las cabinas hasta el suelo, pasando por los soportes visuales para la presentación y cualquier otra necesidad que pueda surgir. En comparación con el alquiler, es una opción muy costosa, pero los que optan por ella suelen tener buenas razones. A continuación se exponen las ventajas y desventajas de la compra.

Beneficios

• Con un comprar expositores para ferias, tienes más control sobre lo que puedes hacer con todos los artículos que compras. No hay nadie cargando sobre ti ni controlando cómo utilizas las cosas que necesitas para tu presentación en la feria. También estás exento de pagar daños y perjuicios si devuelves artículos dañados. Con esta opción, tienes cierta tranquilidad.
• Puede acudir a varias ferias con los mismos productos y elementos esenciales sin tener que comprar otros nuevos ni volver a contratarlos una y otra vez. Todo lo que necesita es cambiar el diseño de cada arreglo en función de la disposición de cada nuevo recinto ferial. De este modo, resulta más rentable, ya que se tiene un mayor control.
• Resulta rentable y más barato a largo plazo si se trata de una cabina más grande. Al comprar un stand de presentación más grande, por ejemplo, tiene la libertad de encajar en él cualquier stand más pequeño sin tener que añadir ningún coste adicional. También tiene la ventaja de montarlo una sola vez y utilizarlo para lo que quiera hasta que termine la feria.
• Puede personalizarlo como desee, puesto que ya lo ha pagado todo. Esto te da la libertad de añadir cualquier modificación que creas que mejorará aún más el éxito de tu stand. Puede elegir cualquier tipo de color que le apetezca, puede añadir extensiones para hacerlo más grande y cualquier otra cosa que se le ocurra. Siempre que todo se mantenga dentro de los límites del espacio asignado a su stand.
• Con la compra de su propio stand y cualquier otra adición esencial para su feria es la longevidad. Podrá reutilizarlos una y otra vez durante muchos años sin gastar un céntimo en contratar nada en el proceso. Esto dará a sus exposiciones feriales un toque único, y no pasará mucho tiempo antes de que la gente asocie su marca con un aspecto específico.

Inconvenientes

• Puede incurrir en muchas pérdidas si lo que compra no funciona o se estropea antes del comienzo de la feria. Una vez que haya comprado un stand y cualquier otro complemento esencial, no tendrá tiempo para devoluciones, sobre todo cuando el certamen se celebre en otro país.
• Tendrá que correr con los gastos de almacenamiento, seguros, reformas, traslados, reparaciones y mantenimiento. Todo esto puede acabar resultándole caro si es de los que sólo asiste a una feria al año. Opte por la compra sólo si tiene la seguridad de que asistirá a varias ferias al año.
• Tendrá un stand con el mismo aspecto todos los años y en todas partes, y esto puede no dar buena imagen de su marca, ya que estas ferias son frecuentadas siempre por las mismas personas. La gente dejará de estar intrigada por acudir a su stand, puesto que ya lo ha visto todo, y eso perjudicará a su negocio.
• No es una buena opción si usted es con poco presupuesto. Si no dispone de los recursos necesarios para hacer frente a una empresa de tal envergadura, puede verse en apuros para mantener el negocio a flote cuando la feria por fin dé el pistoletazo de salida.

Alquiler de

La opción de alquiler le permite contratar todo lo necesario para la feria durante un periodo de tiempo determinado. Es una opción más flexible, ya que no tiene que preocuparse de cómo preparar todo para la feria. Todo lo que tiene que hacer es pagar y presentarse, y encontrará todo lo que necesita listo esperándole.

Beneficios

• Tiene libertad para cambiar la marca de su alquiler de exposiciones personalizadas con facilidad. De hecho, puede tener dos stands diferentes para dos días distintos, y sólo los clientes más avispados serán capaces de notar la diferencia. Esto añade una nueva dimensión a la presentación.
• El alquiler es la mejor opción cuando se dispone de un presupuesto ajustado. Como ya se ha mencionado, gestionar un stand de feria no es fácil y, cuando esté listo para salir a la calle, se habrá gastado una buena parte de su presupuesto. Es en este punto cuando muchas empresas se deciden por el alquiler, como por ejemplo alquiler de muebleslo que aún no tengan, ya que es más barato y rápido.
• Le da flexibilidad para experimentar con diferentes diseños y colores. Algunas empresas especializadas en el alquiler de cabinas y similares suelen tener muchas opciones entre las que elegir, y esto puede ayudarte a tomar la decisión correcta en lo que a la estética se refiere.
• Puede ahorrar en alquiler de material para ferias de almacenamiento y cualquier otro gasto como seguros, mantenimiento o eliminación de residuos. Usted simplemente se presenta, instala las cosas, hace una exhibición y, una vez que todo está hecho, simplemente se marcha y la empresa contratante se encarga del resto. La única responsabilidad que tendrá será la de los daños que puedan sufrir las cosas que alquile durante su uso.
• Si opta por el alquiler, podrá cumplir todas las normas y reglamentos de cada feria. No hay dos ferias iguales, y cuando empiezas a moverte con stands comprados, pueden acabar prohibiéndote participar si no cumples las normas. El alquiler es la única forma de sortear este obstáculo.
• No tiene que preocuparse por logística de transporte o el montaje. La mayoría de las empresas que ofrecen servicios de alquiler de cabinas, por ejemplo, suelen incluir todo en el precio de sus paquetes, desde el envío hasta el montaje. montaje de la caseta hasta la seguridad y el desmontaje. Todo lo que tiene que hacer es pagar y presentarse, y todo estará listo esperándole en el recinto. Sólo tiene que preocuparse de los productos que desea exponer.

Inconvenientes

• Estás limitado al número de personalizaciones que se te permite hacer, ya que no eres propietario de las cosas que contratas. Al final, hay que devolverlos en su estado original para que otro cliente pueda utilizarlos en sus propias ferias. Esto puede limitar la creatividad.
• Siempre existe la posibilidad de que acabes teniendo un stand similar al de otras personas en la misma feria, ya que la mayoría de las empresas tienden a contratar a los más accesibles. empresas de alquiler de cabinas. Tener que instalarse junto a otras personas que tienen diseños y colores de stand similares puede hacer que su negocio no destaque tanto como usted necesita.
• El stand puede mostrar signos de desgaste debido al uso prolongado por parte de otros clientes antes que usted. Puede que esto no sea muy evidente para muchos visitantes que llamen a la puerta pero, a la larga, puede afectar a la estética de su stand y, como ya sabemos, la imagen lo es todo cuando se trata de ferias comerciales.
• Siempre existe el peligro de que las empresas de alquiler se queden sin material de alquiler cuando un evento está saturado. Esto puede dificultar cualquier tipo de presentación. Depender de las empresas de alquiler no es una buena idea si la feria a la que asistes es una situación de vida o muerte.

Qué elegir: aspectos a tener en cuenta

Con todas las opciones sobre la mesa, ¿cómo decidirse por el alquiler en lugar de la compra o viceversa? Teniendo en cuenta la magnitud de asistir a una feria, hay algunos factores pertinentes a los que hay que prestar mucha atención para tomar la decisión correcta, y son los siguientes.

Presupuesto

Después de pagar los billetes de avión para usted y su personal, los gastos de alojamiento y todos los imprevistos, es posible que se encuentre corto de dinero, y aquí es donde resulta útil recurrir al alquiler. Alquilar los elementos esenciales de una feria es mucho más barato y puede cobrarse por hora que comprarlo todo para un evento que sólo durará uno o dos días. Por lo tanto, si quiere ahorrar dinero, considere la posibilidad de alquilar en lugar de comprar.

Capacidad

Le saldrá mejor rentarlo si la capacidad de su presentación no es tan grande. Si todo lo que necesita es un único stand y algunos elementos esenciales, entonces alquilarlos por un día tiene más sentido en comparación con gastarse un buen dinero comprando cosas que no podrá utilizar durante mucho tiempo. Pero si se trata de una gran empresa con capacidad para reunir a toda la compañía en una feria, entonces debería plantearse comprar su material.

Almacenamiento

Lo que echa para atrás a mucha gente a la hora de comprar sus propios stands son las obligaciones de almacenamiento y seguro. Tener su propio equipo y herramientas significa que tiene que crear espacio para ellos cuando viaja y cuando aterriza en otro lugar para una feria comercial. Esto puede suponer demasiado trabajo, sobre todo si se trata de una empresa pequeña. Si el almacenamiento le supone un problema, considere la posibilidad de alquilar. Pero si tiene los medios y la espacio de almacenamientoentonces comprar sus propias cabinas sería una mejor decisión financiera.

Lugar

El lugar de celebración de la feria determina muchas cosas, entre ellas, la decisión de alquilar o comprar los stands y otros elementos esenciales necesarios. Si el lugar de la feria se encuentra en otro país, lo más inteligente sería alquilar para reducir el equipaje que hay que llevar en el vuelo. Si el lugar se encuentra a poca distancia de su negocio, entonces es mejor invertir en sus propios stands.

Personalización

Dependiendo de sus necesidades de personalización, puede que le convenga más tener su propio stand que uno alquilado. Cuando se tiene el beneficio total de la propiedad, se puede hacer cualquier modificación que se desee para mejorar la presentación. Las cabinas alquiladas están limitadas en lo que respecta a las personalizaciones, ya que tienen que ser reutilizadas por otras personas y cualquier modificación las inutiliza.

Conclusión

Las ferias comerciales son un gran negocio para todas las empresas. Se recomienda que toda empresa que desee convertirse en una fuerza en su línea de trabajo tiene que asistir al menos a una feria comercial. Es a través de las ferias como la gente se encuentra cara a cara con cosas que no sabía que existían, y esto ayuda a la empresa a crecer aún más. Si está pensando en asistir a una feria de cualquier tipo en un futuro próximo y desea contar con servicios de alquiler que se adapten a sus necesidades, no dude en llámanos cuando quiera, y le explicaremos en detalle todas nuestras ofertas.