Personal de stands de ferias: La guía definitiva para fomentar el compromiso

Introducción: La importancia del personal de un stand ferial

Las ferias comerciales son importantes actividades de marketing a través de las cuales las empresas pueden interactuar con el mercado objetivo y otras partes interesadas. Al ser uno de los componentes clave del marketing mix de una empresa, estos eventos brindan una oportunidad única de mostrar productos y servicios en vivo y en directo. Cada exposición ferial tiene su personal de stand, que puede considerarse la "cara de la empresa".

La disponibilidad de personal de stand profesional y amable puede ser un factor importante; los estudios demuestran que el 80% de la experiencia de un visitante en una feria se recuerda en función del personal del stand. Esto demuestra lo importantes que son no sólo en la asistencia al evento, sino también en la percepción de la marca. Como trataremos más adelante en esta guía, saber cómo fijar los objetivos, cómo seleccionar a la persona adecuada y cómo dotarla de las competencias adecuadas puede transformar su stand ferial en un arma de marketing que refuerce su imagen de marca y le ayude a cumplir sus objetivos feriales.

Selección del equipo adecuado: Rasgos y aptitudes

Seleccionar al personal adecuado para su stand de feria es muy importante para el éxito de su evento. Al seleccionar a los miembros de su equipo, preste atención a aspectos como la comunicación, la adaptabilidad y la iniciativa. Estas cualidades ayudan al personal a gestionar diferentes situaciones feriales y mejoran la imagen de marca y el mensaje que se transmite.

• Excelente capacidad de comunicación

La comunicación es un factor clave para atraer y retener a los asistentes. Los embajadores de marca son útiles a la hora de transmitir información sobre el producto y responder a las preguntas de los visitantes. Por ejemplo, durante una exposición tecnológica, los miembros del personal deben hacer que los detalles técnicos sean fácilmente comprensibles para que todos los visitantes capten la esencia del producto.

• ● Capacidad para aprender con rapidez

Las ferias son entornos complejos en los que la información sobre productos y mercados puede fluctuar en un breve periodo de tiempo. El personal debe tener la posibilidad de aprender nueva información y cambiar el enfoque para presentarla en poco tiempo. Por ejemplo, en una feria del automóvil, es posible que las especificaciones de los nuevos modelos cambien en el último momento, y el personal tiene que aprender estos cambios e incorporarlos a sus presentaciones.

• ● Actitud proactiva

Un enfoque agresivo es útil en el entorno dinámico de una feria, ya que anima al equipo y mejora la experiencia del cliente. Los empleados con una personalidad proactiva serán capaces de mantener la calma y la energía durante los periodos de mayor afluencia y asegurarse de que se saluda y ayuda a todos los clientes. Este comportamiento ayuda a establecer buenas relaciones con los clientes y los fideliza a la marca.

Para tomar la decisión correcta, se recomienda utilizar técnicas como las entrevistas simuladas o los juegos de rol. Por ejemplo, puede diseñar un juego de rol en el que los candidatos tengan que mostrar cómo se dirigirían a los visitantes, cómo afrontarían los imprevistos o cómo informarían a los visitantes sobre determinados productos. Estos ejercicios ayudan a evaluar la capacidad de improvisación de los candidatos y su comportamiento en situaciones de tensión.

Fijación de objetivos: Funciones y responsabilidades del personal

En el caso de la participación en ferias, es importante determinar las responsabilidades del personal del stand ferial para maximizar su contribución a la consecución de los objetivos de la feria. Cada puesto debe estar asociado a determinadas actividades y objetivos si su meta es generar clientes potenciales cualificados, aumentar el reconocimiento de la marca o presentar un nuevo producto. Analicemos ahora los principales puestos que suelen asociarse a un stand de feria y lo que implican.

• ● Anfitriones

Los recepcionistas son responsables de la primera impresión de los asistentes y de hacer que el ambiente sea cálido y acogedor. Algunas de las tareas típicas de los recepcionistas son dar la bienvenida a los invitados, controlar el número de personas que pueden entrar en el recinto de la empresa y facilitar a los invitados información relevante sobre la empresa y los productos que comercializa. Los recepcionistas crean la primera impresión y se espera de ellos que interactúen con un cierto número de visitantes al día y obtengan información preliminar del visitante.

• ● Reunidores de multitudes

Los congregadores de multitudes son muy importantes para garantizar que haya gente que se dirija al stand. Mediante acciones vivas y entusiastas, captan la atención de la gente que les rodea y hacen que quieran ir a ver la exposición. Los congregadores de multitudes suelen colocarse en puntos estratégicos donde pueden conseguir y captar clientes potenciales mediante demostraciones en directo, actividades divertidas u obsequios. Su éxito viene determinado por el número de pies que atraen a la tienda y la primera impresión que causan.

• ● Presentadores de productos

Los demostradores de productos deben atraer al público con elaboradas exposiciones de sus productos. Deben conocer bien el producto y estar en condiciones de explicar sus características y ventajas de forma presentable. Para los presentadores, el éxito viene definido por el número de demostraciones de producto realizadas y el nivel de compromiso del público, lo que les convierte en un elemento fundamental para generar interés entre los asistentes.

• ● Vendedores

Los vendedores se concentran en el desarrollo de relaciones con posibles consumidores. Su trabajo consiste en interactuar con la gente para averiguar quién está interesado y qué necesitan los asistentes. Tratan de cultivar estas relaciones para futuras perspectivas de negocio. Algunas de las medidas de rendimiento de los consultores de ventas son el número de clientes potenciales cualificados que se consiguen y el número de reuniones de seguimiento que se fijan después de un evento.

• ● Personal de asistencia técnica

El personal de asistencia técnica es útil para cualquier empresa que exhiba productos o servicios complicados. Responden a consultas técnicas concretas y ofrecen respuestas elaboradas a los participantes. Su objetivo es asegurarse de que las preguntas técnicas se responden a satisfacción de los clientes, demostrando así la capacidad y credibilidad de la empresa para tratar cuestiones complejas.

Dominar la comunicación: Interactuar con los visitantes

La forma en que su personal interactúa con los distintos tipos de asistentes puede contribuir en gran medida a configurar la percepción que recibirán su marca y la exposición.

Enseñe a su personal a saludar a los visitantes con preguntas como "¿Qué le ha traído hoy por aquí?". Así, la conversación será más profunda. La formación del personal debe centrarse en escuchar; el personal puede reconocer los comentarios del visitante asintiendo con la cabeza y repitiendo lo que ha dicho, lo que hace que el visitante sienta que el personal está interesado en lo que dice. También es necesario que el personal sea capaz de comprender las necesidades de los visitantes a través de la comunicación verbal y no verbal para poder atenderlas adecuadamente.

Por último, insista en la necesidad de una comunicación no verbal adecuada. Enseñe al personal a mirar a los clientes, sonreír y hacer gestos abiertos para que se sientan cómodos. Estas técnicas contribuyen a generar confianza y comodidad en los visitantes y, por tanto, a que estén más dispuestos a interactuar.

Mantener una imagen profesional y la etiqueta en la cabina

La primera impresión lo es todo. El personal de su stand debe vestir adecuadamente y seguir las normas de etiqueta. El código de vestimenta formal de negocios, la puntualidad y la amabilidad son algunas de las cosas que se esperan cuando se asiste a una feria comercial y deben utilizarse para diferenciar su stand de los demás. En la siguiente tabla se describen los comportamientos que se deben adoptar y evitar, para garantizar que su equipo represente eficazmente a la marca:

Afrontar los retos habituales en las ferias comerciales

Las ferias comerciales se diferencian de otras plataformas de marketing en que plantean ciertos retos que deben abordarse con cuidado y sobre el terreno. A continuación, exponemos algunos de los retos más frecuentes que se plantean en el transcurso de las ferias comerciales y ofrecemos recomendaciones eficaces.

• ● Gestión de las oleadas de visitantes

Uno de los problemas más señalados es cómo gestionar las aglomeraciones en periodos de gran demanda. Un estudio realizado por el Center for Exhibition Industry Research (CEIR) revela que 63% de los expositores afirman perder oportunidades por verse desbordados por las aglomeraciones. Para poder hacer frente a estos picos, es fundamental contar con una estructura de equipo adecuada. Dividir tareas como la recepción, la presentación de productos y el seguimiento también puede ser eficaz para asegurarse de que se atiende a los visitantes sin sobrecargar a uno o dos empleados.

• ● Comparación con la competencia

Otro gran problema es destacar entre la multitud cuando hay miles de competidores en el mercado. Hay que conocer a la competencia y reconocer las ventajas de los stands vecinos, ya que es importante para el diseño general. Para superar cualquier carencia percibida, concéntrese en las propuestas de venta únicas (USP) de sus productos o servicios y asegúrese de que todo el personal del stand es capaz de articularlas. Mejorar el diseño del stand y las actividades que se realizan en él también puede atraer más atención y hacer que su marca destaque.

• ● Prepararse para situaciones inesperadas

Las ferias son eventos en vivo y, por tanto, se caracterizan por incertidumbres que pueden incluir contratiempos técnicos o roturas de stock. Según Eventbrite, el 45% de los expositores experimenta algún tipo de problema logístico durante las ferias. Para ello, asegúrese de que su equipo está preparado para el cambio ensayando cómo resolver los problemas mediante juegos de rol y simulaciones. Siempre es conveniente contar con recursos de reserva, por ejemplo, tarjetas de visita adicionales o un plan en caso de contratiempos técnicos en el evento.

Aumentar la participación mediante el diseño y la disposición del stand

El nivel de compromiso que se consigue en una feria comercial viene determinado sobre todo por el diseño y la organización del stand. Un diseño atractivo de la exposición no sólo atrae la atención de los visitantes de la feria, sino que también les hace sentirse cómodos e interesados. La organización general debe aprovechar el espacio y hacer que todas las zonas de exposición sean fácilmente navegables e interesantes. Al planificar la disposición del stand, se controla el flujo de tráfico de los visitantes desde la entrada hasta la salida de la exposición, lo que garantiza que pasen más tiempo con sus productos o servicios.

El uso de colores, iluminación y marca debe hacerse de forma muy profesional para captar la atención de los clientes y reflejar al mismo tiempo la marca de la empresa. Estos elementos tienen que ser visibles desde lejos y deben tener un estilo y una información coherentes a medida que la gente se acerca.

Para aumentar aún más el nivel de interacción, el uso de la tecnología en el diseño del stand de la feria es muy eficaz. Las pantallas interactivas y la realidad aumentada (RA) son algunas de las tecnologías avanzadas que ayudan a los visitantes a interactuar de una forma nueva. Estas tecnologías no sólo mejoran el aspecto dinámico de la exposición, sino que también involucran a los asistentes en la experiencia, lo que mejora su percepción de la marca. Por ejemplo, las pantallas táctiles pueden ofrecer información y demostraciones de productos a través de quioscos con pantalla táctil, y la tecnología de RA puede presentar directamente al visitante la aplicación y el valor del producto.

Motivación y gestión del personal de su stand ferial

En una feria, es muy importante motivar y gestionar al personal asignado al stand para mejorar el rendimiento del equipo. Una de las mejores formas de aumentar la moral y garantizar la participación activa es poner en marcha un plan de incentivos bien coordinado. Esto puede incluir el establecimiento de objetivos de rendimiento vinculados a incentivos tangibles como primas, regalos o reconocimientos. De este modo, los empleados no sólo están dispuestos a realizar las tareas como se espera de ellos, sino que están dispuestos a hacer un esfuerzo adicional para llevarlas a cabo con más energía y vigor.

Además, la información en tiempo real también es muy importante para mejorar la formación y el rendimiento del personal. Dado que el entorno ferial es dinámico, la posibilidad de ofrecer feedback inmediato permite al personal modificar sus estrategias y planteamientos. Este feedback puede adoptar la forma de coaching inmediato o de sesiones informativas en pequeños grupos para ayudar al personal a mejorar sus habilidades de comunicación sobre el terreno. Durante la feria, el feedback constructivo es constante, lo que ayuda al personal a conocer mejor las necesidades de los asistentes, mejorar su estrategia de compromiso y, por tanto, aumentar el ROI de la feria.

Recoger y utilizar las opiniones para mejorar

Es importante recabar la opinión de los clientes y los empleados tras el evento para conocer los aspectos que deben modificarse. Hay varias formas de recopilar información útil.

En primer lugar, diseñe encuestas para obtener la opinión directa de los asistentes. Estas encuestas pueden enviarse por correo electrónico, redes sociales o aplicaciones móviles durante la feria y deben incluir preguntas sobre el espacio de exposición, las presentaciones de productos y las interacciones. Los datos cuantitativos de la encuesta pueden ser muy útiles para determinar qué partes del mensaje fueron bien recibidas y cuáles no.

En segundo lugar, mantenga una conversación individual con los miembros del equipo para conocer su experiencia y sus ideas. Esto puede hacerse en una charla individual o en un debate de grupo, para conocer las experiencias reales de los empleados durante el evento en cuanto a las dificultades encontradas y los logros conseguidos.

Por último, programe una reunión posterior a la feria en la que participen tanto los clientes como los empleados para revisar los resultados de la feria basándose en los comentarios recogidos. Estas reuniones deben centrarse en la evaluación de algunos aspectos críticos como el diseño del stand de la feria, las funciones que se van a desempeñar y la eficacia de la comercialización de los productos. De este modo, no sólo podrá hacerse una idea más clara de los comentarios, sino que también podrá debatir acciones de mejora con el resto del equipo. A partir de la información recabada, elabore un plan de mejora específico en el que se expongan las medidas concretas que se adoptarán para mejorar las estrategias y la organización de futuras ferias.

Conclusión

La formación constante del personal de su stand ferial redunda en una mejor imagen de marca y un mayor retorno de la inversión. Por lo tanto, eligiendo a las personas adecuadas para el equipo, siendo específicos en las funciones de los miembros del equipo y mejorando las habilidades de comunicación, su stand puede ser una poderosa herramienta de marketing. Abordar los problemas corrientes y presentar una imagen profesional mejora la imagen de marca. Los comentarios pueden servir para mejorar las estrategias futuras y mantener la competitividad. Estas estrategias específicas no sólo mejoran la eficacia de las ferias, sino que también contribuyen al desarrollo a largo plazo y al reconocimiento de la marca.

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