Ultimativer Leitfaden: Einrichten eines Messestandes für maximale Wirkung und ROI

Messen sind mehr als nur Veranstaltungen, sie sind Wettbewerbe um Attraktivität, eine Chance zum Networking, ein Ort, an dem Marken aufgebaut werden oder verloren gehen können. Wenn Sie sich nicht vorbereiten, könnten Sie ein Flüstern in einem Wirbelsturm sein. Wenn Sie hingegen den Wind beherrschen, können Sie die Aufmerksamkeit in günstige Partnerschaften umwandeln. Dieser Leitfaden ist für Sie, wenn Sie lernen wollen, wie man an Shows teilnimmt. Von den Fachleuten, die diese Spektakel aufbauen, werden Sie dazu gebracht, an Ihrer Ausstellung dominant teilzunehmen.

Strategische Standplanung & Zielsetzung

Ihr Grafik- und Standdesign muss mit einer Basisstrategie beginnen. Sie müssen die Perspektive wechseln und es so aussehen lassen, als ob Sie sich auf eine vollständig geplante Messereise begeben würden. Ziellosigkeit garantiert keine Lösung, sondern eher ein Gefühl der Verlorenheit.

Der erste Schritt auf dieser Reise ist die Festlegung eines Ziels. Entscheiden Sie, was Sie zu erreichen hoffen. Ist es eine erhöhte Sichtbarkeit, Markenbekanntheit oder neue Verkaufsmöglichkeiten? Jedes dieser Ziele erfordert eine andere Herangehensweise an die Gestaltung und Besetzung des Messestandes.

Denken Sie nun an Ihre Messekosten. Auf den ersten Blick mag es so aussehen, als ob es sich nur um die Kosten für die Anmietung einer Ausstellungsfläche handelt, aber in Wirklichkeit gehören dazu auch die Kosten für Design, Material, Logistik, das erforderliche Personal und die Werbung. Wenn das Budget realistisch dargestellt wird, muss es auch dem Anspruch entsprechen.

Was nicht in Frage gestellt werden darf, ist die Kenntnis der Zielgruppe, die Sie ansprechen wollen. Wer ist Ihr Zielpublikum? Ihre Bedürfnisse und Frustrationen müssen in jede Entscheidung über den Messestand einfließen. Handelt es sich um strategische und hochrangige Entscheidungsträger, die an einem Geschäftsabschluss interessiert sind, oder um normale Verbraucher, die Ihr Produkt kennenlernen möchten?

Schließlich ist die Wahl der richtigen Messe wie die Wahl des besten Bodens für die Aussaat. Informieren Sie sich über die demografische Zusammensetzung der Messe, die Besucherzahlen der Vorjahre und die Relevanz der Branche. Eine kleinere Messe, die sehr spezialisiert ist, könnte mehr gezielte Kontakte generieren als eine der größeren Messen, wenn sie perfekt zum Publikum passt.

Denken Sie an die Geschichte von zwei Unternehmen, die sich auf einer Technologiemesse präsentierten. Unternehmen A, das sich vom Hype anstecken ließ, baute einen eigenen Stand mit unverschämten Ausgaben, komplett mit blinkenden Lichtern, einer Live-Band und einem DJ. Obwohl der Stand viele Besucher anzog, war die Kommunikation verwirrt und die Mitarbeiter waren gestresst. Jetzt beklagen sie sich über die hohen Kosten und die wenig qualifizierten Leads. In der Zwischenzeit konzentrierte sich Unternehmen B auf einen organisierten, einladenden Stand, der seine Produkte durch Vorführungen hervorhob und gut geschulte Mitarbeiter beschäftigte, die sich aktiv an Gesprächen beteiligten. Trotz des weniger aufwendigen Standes war der ROI aufgrund des beeindruckenden Interesses deutlich höher. Das Ergebnis zeigt uns, dass Substanz und Spektakel ohne Flair immer zu Lärm für den Aussteller führen werden.

Ein unvergessliches Stand-Erlebnis gestalten

Ein unvergesslicher Messestand beginnt mit einer Geschichte. Ein erstaunlicher Messestand erzählt eine Geschichte durch Raum, Interaktion, Architektur und Licht. Jede Geschichte hat ihre eigene Standgestaltung, die wie ein stiller Vertreter wirkt und spricht, bevor Worte ins Spiel kommen.

Um sicherzustellen, dass Ihr Messestand auffällt, sollte er visuell ansprechend gestaltet sein. Genau wie Ihre Konkurrenten werden auch Ihre Stände Aufmerksamkeit erregen. Daher sollten Sie fesselnde Grafiken, auffällige Beschilderungen, klare Standgrafiken, die mit der Markenidentität übereinstimmen, und Logos verwenden. Das Layout sollte jedem Besucher als Wegweiser dienen; es hilft ihm, sich auf Ihrer Ausstellungsfläche zurechtzufinden, ohne dass er Gefahr läuft, sich zu verlaufen, und lädt gleichzeitig zur Erkundung ein. Legen Sie schließlich klare Abgrenzungen für Wege fest, definieren Sie Grenzen für Diskussionen und Produktzonen, Demonstrationszonen und Ausstellungsbereiche und legen Sie regionale Grenzen fest. Diese Aufmerksamkeit für Ihren Grundriss und die Nutzung der Standfläche ist der Schlüssel zu einem gelungenen Auftritt.

Ihr Markenname ist nur ein kleiner Teil dessen, was Branding ausmacht. Zum Branding gehören auch die Emotionen, die Ihr Messeauftritt auslöst, der Ton, den Sie verwenden, und das Zusammenspiel von leuchtenden Farben oder verschiedenen Farben und Texturen, die Ihr Unternehmen repräsentieren, um eine kohärente Präsentation zu gewährleisten, die die Geschichte Ihrer Marke erzählt. Außerdem gibt es interaktive Elemente. Statische Displays gehören der Vergangenheit an. Denken Sie an Bildschirme, die auf Berührung reagieren, an Live-Demonstrationen von Produkten, an Virtual-Reality-Funktionen oder sogar an triviale, aber fesselnde Rätsel, die sich auf Ihre Waren beziehen. Diese Aspekte verändern den Charakter des Messeerlebnisses von passiver Beobachtung zu aktiver Teilnahme. Bei größeren Ständen ermöglicht dies noch kreativere Ideen für Messestände und Möglichkeiten, den ansonsten leeren Raum zu füllen.

Aplus Expo: Gestalten Sie Ihre Vision

Seit 2008 unterstützt Aplus Expo Messeaussteller in den USA bei Design, Herstellung, Bau und Lieferung von Messeständen. Als Auftragnehmer für Messestände, Hersteller, Bauunternehmen und Messedienstleister mit Sitz in Las Vegas bedienen wir Kunden aus aller Welt.

Wir bei Aplus Expo wissen, dass ein Messestand nicht einfach nur ein leerer Raum ist, sondern eine eindrucksvolle Darstellung Ihres Unternehmens. Messedesign und kundenspezifische Lösungen haben uns nicht nur Aufmerksamkeit verschafft, sondern uns auch zu den führenden Preisträgern für kundenspezifisches Design in Ihrer Region gemacht. Wir arbeiten vom Konzept bis zum Feinschliff an den Details, um sicherzustellen, dass die Stände strategisch eingerahmt sind, beeindruckend wirken und den Fokus auf Ihre Marke und Produkte lenken. Wir bauen nicht nur Displays, sondern Umgebungen, in denen Ihre Marke lebt, mit 3D-Entwürfen, die es Ihnen ermöglichen, Details lange vor dem Bau zu überarbeiten und zu verfeinern. Dank unseres maßgeschneiderten Ansatzes wird Ihr Messestand zu einem unvergesslichen Erlebnis, das auf Ihre Ziele zugeschnitten ist und nicht nur eine weitere Box in einer Halle darstellt.

Checkliste für wichtige Standmaterialien und Ausrüstung

Es ist ganz klar, dass man auf einer Messe nicht erfolgreich sein kann, wenn man nicht vorbereitet ist, vor allem, wenn man sein Handwerkszeug vergisst. Ein zielgerichtetes Vorgehen macht die Arbeit nicht nur leicht, sondern auch reibungslos. Jeder Punkt auf der Liste, unabhängig von seiner Größe, spielt eine Rolle für die Professionalität, von großen Messedisplays bis hin zu komplizierten Grafiken.

Zu den wichtigsten Utensilien gehören auffällige Banner sowie informative Broschüren und Handouts für Ihre Besucher. Vergessen Sie nicht die funktionale Einrichtung wie Theken und Sitzgelegenheiten. Eine gute Beleuchtung ist ebenfalls wichtig. Denken Sie also an strategisch platzierte Strahler, um Ihre Produkte hervorzuheben. Auch der richtige Bodenbelag kann einen erheblichen Unterschied in Bezug auf Komfort und Ästhetik ausmachen.

Nahtlose Standeinrichtung & Vor-Ort-Management

Eine leere Messehalle ist erfüllt von dem leisen Summen der Aktivitäten. Klopfende Werkzeuge, leise Stimmen, die Anweisungen geben, und das Surren von Maschinen signalisieren, dass der Stand auf der Ausstellungsfläche bald fertig sein wird. Das rege Wechselspiel der Logistik ist hier wichtig - zu wissen, wann und wo Ihre Materialien und Geräte ankommen werden, und die strengen Richtlinien des Veranstaltungsortes für Servicefracht und Installation zu beachten, kann Ihnen wertvolle Zeit und Sorgen ersparen.

Führen Sie, wenn möglich, vor der Messe einen Probelauf durch, versehen Sie alle Kartons mit eindeutigen Etiketten und halten Sie einen umfassenden Designplan bereit. Alle elektronischen Geräte, einschließlich Beleuchtung, Bildschirme, Steckdosen und andere Komponenten, sollten vor Beginn der Messe gründlich getestet werden, um zu vermeiden, dass der Stand aufgrund von Fehlfunktionen der Geräte ausläuft. Bauen Sie zuerst die größeren Teile zusammen und fügen Sie dann die kleineren Elemente wie Grafiken und Regale hinzu.

Trotz der besten Pläne sollten Sie immer auf Fehlersuche aufgrund unvorhergesehener Umstände und Macken vorbereitet sein. Rechnen Sie am besten mit kleineren Verzögerungen wie einer verlegten Schraube, kniffligen Anschlüssen, Werkzeugkästen oder verstellten Grundrissen. Vorausschauendes Denken, eine Grundausstattung an Werkzeugen und ein ruhiges Auftreten erhöhen Ihre Chancen, Probleme zu lösen.

Das ist genau die Situation, in der die qualifizierten Auf- und Abbauservices von Aplus Expo zum Tragen kommen. Die Arbeit mit anspruchsvollen Designs ist eine Herausforderung, und wir wissen, wie man die Messelogistik bewältigt. Unsere spezialisierten Teams stellen Ihr Marketingmaterial fachmännisch und präzise aus, liefern es zurück und bauen den Stand wieder ab. Maßgeschneiderte Logistik und maßgeschneiderte Lösungen bedeuten für unsere Kunden eine enorme Erleichterung, so dass Sie sich voll und ganz auf Ihre Gedanken und Bemühungen konzentrieren und Ihre Präsenz auf der Messe erhöhen können, ohne sich um Strukturen oder die komplizierte Logistik kümmern zu müssen. Wenn die Messe beginnt, wird alles perfekt ausgeführt, so dass der Stand bereit ist und Ihr Publikum auf der Ausstellungsfläche begeistern wird.

Anziehende Besucher und Strategien zur Lead-Generierung

Ein Publikum von potenziellen Kunden ist eingeladen, den beeindruckenden Multitasking-Stand und sein neu besetztes Ensemble zu bewundern. Die Mitarbeiter werden zu Darstellern, und ein gut gestalteter Stand dient als wirkungsvolle Kulisse. Das Engagement führt das Publikum, und die Lead-Generierung belohnt alle Teilnehmer mit einem tosenden Applaus. Das Schaffen von Buzz in den sozialen Medien und anderen Social-Media-Kanälen vor der Messe ist ebenfalls ein guter Weg, um Besucher anzulocken.

• Elevate Staff Training: Ihr Standpersonal ist Ihre erste Anlaufstelle. Sie sollten mehr sein als nur ein Paar Beine und ein Grinsen - sie sollten Markenvertreter, Produktspezialisten, kluge Redner und Anheizer sein. Bringen Sie ihnen die wichtigsten Schlagworte, die Standardantworten, Strategien zur Gewinnung von Leads und Protokolle für die Nachfassaktionen bei. Bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie sie verschiedene Szenarien durchspielen lassen.

• Aktives, nicht passives, Engagement: Das Personal sollte ermutigt werden, nicht nur hinter dem Tresen zu stehen. Lassen Sie sie die Standbesucher mit Blickkontakt und einem freundlichen Lächeln begrüßen und Fragen stellen, die mehr als nur eine Antwort in einem Wort erfordern. Statt aggressiv auf einen Verkaufsabschluss hinzuarbeiten, sollten Sie sich bemühen zu verstehen, wie Sie dem Besucher am besten dienen können.

• Demos und Präsentationen kapseln: Live-Demos sind von großem Wert. Kurze Videos, die fesselnd sind und direkt auf den Punkt kommen, sind ebenfalls äußerst nützlich. Achten Sie darauf, dass die Demos übersichtlich sind, sich auf die Probleme der Besucher beziehen und, wann immer möglich, Raum für die praktische Teilnahme lassen. Richtig durchgeführte Demos sind eine der Hauptattraktionen.

• Strategische Lead-Erfassung: Lassen Sie uns das Sammeln von Visitenkarten hinter uns lassen. Verwenden Sie eine App zur Lead-Erfassung auf Tablets. Mit dieser Methode können Daten sofort eingegeben werden, Leads können an Ort und Stelle mit benutzerdefinierten Fragen qualifiziert werden, und die Nachverfolgung ist schneller und individueller. Namen, Kontaktdaten, Firmennamen und vor allem Informationen darüber, was diese Personen oder Unternehmen benötigen, müssen erfasst werden. Ihre Online-Präsenz, einschließlich Instagram, kann hier ebenfalls genutzt werden, um das Engagement zu steigern und Leads zu erfassen.

• Die Macht des Geschichtenerzählens: Die Erzählung ist die wirkungsvollste Form der Beschreibung von Produktmerkmalen, die wir oft vernachlässigen. Die Mitarbeiter müssen darin geschult werden, relevante Geschichten zu erzählen, die zeigen, wie andere Kunden von dem Produkt profitiert haben, kurz und einfach.

• Verwenden Sie Werbegeschenke als Marketinginstrument: Messen können sich wie ein Rummelplatz anfühlen. Anstatt im Lärm unterzugehen, sollten Sie sich mit Werbegeschenken abheben, die sich auf die Demo beziehen. Wandeln Sie Ihre Werbegeschenke in aktionsbasierte Anreize um, bei denen das Werbegeschenk durch die Teilnahme an der Demo oder die Beantwortung qualifizierter Fragen verdient wird, und nutzen Sie die Werbegeschenke als Instrument zur Lead-Generierung.

• Erweitern Sie Ihr normales Angebot: Was kann ein Besucher an Ihrem Stand erwarten? Was wäre, wenn er eine kostenlose Branchenberatung, eine Mini-Strategiesitzung, einen interessanten Branchentipp oder eine relevante Branchenressource erhalten könnte? Anstatt Ihr Team als aggressives Verkaufspersonal zu positionieren, sollten Sie eine serviceorientierte, freundliche und fachkundige Haltung einnehmen.

Nachbereitung der Veranstaltung und Leistungsanalyse

Der ROI für die auf der Messe getätigten Investitionen ergibt sich erst, nachdem sich die Besucher zerstreut haben. Diese Rendite kann nur dann erzielt werden, wenn die Arbeit, die Sie im Vorfeld und auf der Messe geleistet haben, nach der Messe klar in Bezug auf die Bedürfnisse diagnostiziert und bewertet wird.

• Promptes Lead-Follow-up und Speerspitze der aktiven Sitzung: Effektive Nachfassaktionen mit Leads sind schnell erledigt. Entwerfen Sie personalisierte Nachrichten, die neben dem eigentlichen Datum der Follow-up-Nachricht auch auf warme Gespräche während der Messe verweisen. Bei Leads, die kalt, warm und heiß qualifiziert sind, sollten diejenigen mit höherem Status zuerst kontaktiert werden, wobei ein CRM-System für die ordnungsgemäße Verwaltung und Nachverfolgung verwendet wird. Dieser erste E-Mail-Kontakt ist von entscheidender Bedeutung.

• Automatisierte Follow-up-Sequenzen: Ziehen Sie in Erwägung, automatisierte E-Mail-Sequenzen sowohl für warme als auch für kalte Leads einzurichten, die im Laufe der Zeit einen Mehrwert bieten und die Leads pflegen, bis sie bereit sind, sich weiter zu engagieren. Sie könnten diese Sequenzen auch in einen regelmäßigen Newsletter integrieren, um Ihre Marke im Gedächtnis zu behalten. Bieten Sie ihnen Einblicke und Lösungen statt Marketing.

• Messen Sie Ihren ROI: Verfolgen Sie, wie viele Leads in Opportunities umgewandelt werden und wie viele davon schließlich zu einem Verkauf führen. Messen Sie diese Zahlen an Ihren Gesamtausgaben für die Messe, um Ihren tatsächlichen ROI zu ermitteln. Diese Informationen sind entscheidend für die Planung Ihrer nächsten Veranstaltung und die strategische Anpassung Ihres Ansatzes.

• Feedback einholen: Sammeln Sie die Antworten Ihres Standpersonals auf positive und negative Rückmeldungen sowie auf immer wiederkehrende Fragen oder Einwände, mit denen sie konfrontiert waren. Die Perspektive von WindMic ist in dieser Situation entscheidend.

• Bewerten Sie alle Aspekte: Beurteilen Sie alles, von der Gestaltung des Standes, der Logistik, der Erfassung der Besucher, der Leistung des Personals und vieles mehr. Funktionierte der Personenfluss am Messestand wie beabsichtigt? War der Mechanismus der Lead-Erfassung zu reibungslos? Gab es unnötige Einschränkungen beim Versand, Verzögerungen bei der Installation oder andere logistische Hürden？.

• Dokumentieren Sie Lessons Learned: Stellen Sie nach der Messe ein kurzes Dokument zusammen, in dem die wichtigsten Erfolge, Herausforderungen und umsetzbaren Strategien für die nächste Messe beschrieben werden. Das ist ein unbezahlbares Juwel an Wissen, das es Ihrem Unternehmen ermöglicht, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet

Wachsamkeit ist der Schlüssel, selbst für erfahrene Aussteller. Achten Sie auf die Details und die unten aufgeführten häufigen Fallen, um den Messeerfolg zu steigern. 

• Überschreitung des festgelegten Budgets: Denken Sie daran, dass es mehr als nur die Raummiete ist, die Sie ausgeben müssen. Denken Sie auch an die Kosten für Design, Bau, Versand, Strom, Internet, Marketingmaterial, Reisen der Mitarbeiter und andere Ausgaben. Mit einem gut aufgestellten Budget lassen sich unerwartete Kosten mit Sicherheit auffangen. 

• Entlassung aus dem Pre-Show-Marketing: Das Versenden von Beiträgen in den sozialen Medien und von Einladungen per E-Mail an Ihre Kontakte ist von großer Bedeutung. Erreichen Sie nicht nur Ihre Kontakte, sondern auch ein breiteres Publikum, indem Sie die offiziellen Hashtags für die Veranstaltung verwenden. Warten Sie nicht auf die Anwesenheit am Stand, sondern sorgen Sie schon vor Beginn der Veranstaltung für Besucher am Stand.

• Abhängigkeit von statischen Anzeigen: Setzen Sie auf Simulationen und interaktive Mitarbeiter, um das Publikum stärker einzubinden. Ein mit Broschüren gefüllter Tisch erregt keine Aufmerksamkeit. Bringen Sie die Besucher dazu, sich von ihren Stühlen zu erheben, indem Sie Ihren Stand in eine Animation und nicht in eine Skulptur verwandeln. 

• Unterbesetztes und schlecht geschultes Personal: Jede einzelne Person, die an einem Stand arbeitet oder sich an die Öffentlichkeit wendet, ist ein wandelnder Marketingvertreter. Ihr grenzenloser Enthusiasmus ist ansteckend, also stellen Sie sicher, dass sie über das Produkt unterrichtet werden und wissen, warum sie sich dafür begeistern sollten. Vermitteln Sie ihnen außerdem, wie sie Leads gewinnen können. 

• Schwache Messaging-Strategie: Was die Teilnehmer von der Konkurrenz unterscheidet, sind ihre Dienstleistungen. Dies zu wissen und umzusetzen, entscheidet über Erfolg oder Misserfolg einer Messe. Legen Sie großen Wert darauf, klar zu sagen, was Sie an Ihrem Stand anbieten und wen Sie unterstützen. Banner ohne Worte lenken die Besucher eher ab, als dass sie ihnen helfen. Achten Sie jedoch darauf, dass die Kernbotschaft, die Sie vermitteln, auf den Punkt kommt und sich auf Ihr Angebot bezieht.

• Nicht nachfassen: Ein Stapel Visitenkarten ist keine Liste potenzieller Kunden, sondern nur ein Haufen Papier. Wenn es keine dringende und maßgeschneiderte Nachbereitung gibt, wird all Ihre Arbeit, die Sie auf der Messe geleistet haben, zu einer flüchtigen Erinnerung reduziert.

• Nicht daran denken, aufzuladen: Ausstellungen können ermüdend sein. Planen Sie Zeit außerhalb des Standes ein, damit die Mitarbeiter Erfrischungen zu sich nehmen und sich entspannen können, und sorgen Sie dafür, dass sie über geeignetes Schuhwerk verfügen. Ein erschöpftes Team hat keine Energie und wird nicht aktiv sein.

Sie sehen, wenn Sie diese Probleme im Voraus angehen, können Sie nicht nur Probleme vermeiden, sondern auch Ihre Schwächen in Stärken umwandeln und sicherstellen, dass Ihr Messestand nicht einfach nur da ist, sondern wirklich einen Unterschied macht.