Zeitplan und Checkliste für die Messeplanung

Sich im Labyrinth der Messeplanung zurechtzufinden, kann eine entmutigende Aufgabe sein, vor allem, wenn Sie Ihre erste Messe planen. Aber keine Sorge, ein umfassender Zeitplan und eine Checkliste für die Messeplanung können der beste Partner eines Ausstellers sein, um eine problemlose Vorbereitung einer erfolgreichen Messe zu gewährleisten. In dieser Hinsicht zielt dieser Artikel darauf ab, Ausstellern, ob Erstausstellern oder erfahrenen Ausstellern, Strategien und Einblicke zu vermitteln, um ihren Messeplanungsprozess zu perfektionieren.

Ein Jahr vor der Messe

Eine frühzeitige Planung ist die Grundlage für jede erfolgreiche Messe. Ein ganzes Jahr vor der Messe sollten die Aussteller bereits hart daran arbeiten, den Grundstein für eine erfolgreiche Messe zu legen.

Zielsetzung: Der erste Punkt auf Ihrer Checkliste ist es, Ihr primäres Messeplanungsziel zu formulieren. Stellen Sie ein neues Produkt vor? Möchten Sie neue Kunden gewinnen? Möchten Sie den Bekanntheitsgrad Ihrer Marke erhöhen? Die Definition dieser Ziele wird die treibende Kraft hinter Ihren Vorbereitungs- und Durchführungsplänen sein.

Strategische Planung: Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie Ihre Messeziele in Ihre allgemeine Marketingstrategie integrieren. Dazu müssen Sie sich die Zustimmung der Beteiligten sichern und verstehen, wie Messen mit Ihren allgemeinen Unternehmenszielen zusammenhängen.

Auswahl der Veranstaltung: Jetzt ist es an der Zeit, eine umfassende Marktforschung durchzuführen, um die besten Messen für eine Teilnahme zu finden. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die potenzielle Teilnehmerzahl, den Veranstaltungsort und die geografische Lage.

Budgetierung: Die Ausarbeitung eines Messebudgets sollte eine der wichtigsten Komponenten der Messeplanung sein. Berücksichtigen Sie die Kosten für die Standfläche, die Erstellung von Marketingmaterial, Werbeartikel, Reisen, Versand und mehr.

9-12 Monate vor der Messe

Die Vorbereitungen für die Messe sollten zu diesem Zeitpunkt auf Hochtouren laufen. Der Schwerpunkt sollte auf konkreteren Strategien und der Logistik liegen.

Stand-Design: Beginnen Sie mit der Konzeptionierung Ihres Messestandes. Denken Sie an Standgrößen, Grafiken, Ausstellungsdesign, Beschilderung und Begleitmaterial. Denken Sie daran, dass der Stand die physische Repräsentation Ihrer Marke ist; machen Sie ihn zu etwas Besonderem.

Marketing-Initiativen: Beginnen Sie mit der Ausarbeitung Ihres Messemarketingplans, der eine E-Mail-Kampagne oder die Nutzung von Social-Media-Plattformen wie Facebook, Twitter und LinkedIn umfassen kann.

Anmeldung: Setzen Sie sich mit den Organisatoren der Messe in Verbindung und reservieren Sie die von Ihnen gewünschte Standfläche. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich anmelden und fordern Sie alle Informationen über den Messestand an.

6-9 Monate vor der Messe

Zu diesem Zeitpunkt sollten einige der wichtigsten Bereiche Ihrer Messeplanung bereits weit fortgeschritten sein. Konzentrieren Sie sich auf die Feinheiten der von Ihnen gewählten Strategien und Umsetzungspläne.

Verfeinern Sie Ihre Strategien: Überprüfen Sie kleinere Details, wie z. B. spezifische Zielzahlen und ROI-Kennzahlen für Messen, Standdesigns und notwendige Ergänzungen oder Änderungen an Ihrer Marketingstrategie.

Entwicklung von Marketingmaterialien: Dies ist der richtige Zeitpunkt, um Ihre Marketingmaterialien wie Broschüren, Flyer, Visitenkarten, Werbegeschenke und Werbeartikel fertigzustellen.

Standbesetzung: Ermitteln Sie Ihren Personalbedarf für die Ausstellung. Planen Sie Schulungen, um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite stehen.

3-6 Monate vor der Messe

Beschleunigen Sie Ihren Planungsprozess, indem Sie sich auf Logistik und Marketinginitiativen im Vorfeld der Veranstaltung konzentrieren. In diesem Zusammenhang können E-Mails ein hervorragendes Mittel sein, um Ihre Zielgruppe vor der Messe anzusprechen.

Beschilderung und Werbematerial: Stellen Sie sicher, dass Sie mit Messegrafiken, Beschilderungen und Werbematerialien gerüstet sind. Stimmen Sie auch die Standmaterialien mit Ihrem Lieferanten ab.

Reisearrangements: Beginnen Sie mit den Reisebuchungen für Ihr Verkaufsteam und entscheiden Sie, wie Sie Ihr Display und andere Gegenstände am besten zum Veranstaltungsort transportieren können.

Start von Initiativen im Vorfeld der Ausstellung: Nutzen Sie die sozialen Medien, Ihren Blog, Ihre E-Mail-, Facebook- und LinkedIn-Kanäle für das Marketing vor der Messe. Laden Sie Ihre Kontakte ein, Sie an Ihrem Stand zu besuchen.

1-3 Monate vor der Messe

Wenn sich die Messeplanung dem Ende zuneigt, ist es an der Zeit, alles zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles wie geplant abläuft.

Vorbereitungen für die Veranstaltung: Bestätigen Sie Ihre Versand- und Liefertermine, stellen Sie Ihre Ausweise fertig und sorgen Sie für die Produktion Ihres Standes.

Marketing in letzter Minute: Setzen Sie in letzter Minute die Marketinginitiativen vor der Messe fort und stellen Sie sicher, dass alle Marketingmaterialien in Ordnung sind.

Follow-ups planen: Planen Sie eine unmittelbare Nachbereitung der Messe ein, um den Schwung nach dem Ende der Veranstaltung aufrechtzuerhalten.

1 Woche vor der Messe

Gehen Sie Ihre Checkliste noch einmal durch und stellen Sie sicher, dass in der letzten Phase Ihrer Messeplanung alles reibungslos abläuft.

Bestätigungen: Bestätigen Sie erneut das Ankunftsdatum für Ihren Messestand, Ihre Werbeartikel und andere Materialien.

Vorbereitung: Drucken Sie die Ausstellerausweise im Voraus aus, um Warteschlangen bei der Messeanmeldung zu vermeiden.

Überprüfung der Logistik: Überprüfen Sie Ihren Zeitplan noch einmal und vergewissern Sie sich, dass alle Aktionsschritte berücksichtigt wurden.

Während der Messe

Jetzt ist es an der Zeit, dass sich Ihre harte Arbeit auszahlt. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr CRM nutzen, um Ihre Leads und Kontakte effektiv zu verwalten.

Ausführung: Halten Sie sich strikt an Ihren Marketingplan für die Messe, sprechen Sie die Teilnehmer an und sorgen Sie dafür, dass Ihr Vertriebsteam kontinuierlich Leads generiert.

Vernetzung: Nutzen Sie die Messe, um Beziehungen zu anderen Fachleuten der Branche aufzubauen.

Nach der Messe

Die Messe mag zu Ende sein, aber Ihre Arbeit ist noch nicht vorbei. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Arbeit zu analysieren und die nächste Messe zu planen.

Nachbereitung: Analysieren Sie Leads, versenden Sie Nachfasspakete für die Messe und nehmen Sie bei Bedarf über Ihre E-Mail-Kampagne und Ihr CRM Kontakt auf.

Bewertung: Bewerten Sie Ihre Teilnahme - war sie erfolgreich? Vergleichen Sie Ihre Ziele aus der Messeplanung mit Ihren tatsächlichen Ergebnissen.

Planung für die Zukunft: Beginnen Sie mit der Planung Ihrer nächsten Messe. Geben Sie Empfehlungen, die auf Ihren jüngsten Erfahrungen beruhen.

Schlussfolgerung

Obwohl Messeplanung komplex und detailliert ist, können ein umfassender Zeitplan und eine Checkliste den Prozess erheblich erleichtern. Denken Sie daran, dass es darauf ankommt, früh zu beginnen und den Prozess nach und nach zu verfeinern. Gemeinsam können diese Strategien dazu beitragen, dass Ihre Messe ein voller Erfolg wird.

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